Na stronie internetowej Ministerstwa Finansów www.podatki.gov.pl/e-sprawozdania-finansowe/pytania-i-odpowiedzi zamieszczono kolejne odpowiedzi na pytania dotyczące sprawozdań finansowych. Ich treść dotyczy głównie badania sprawozdań finansowych. Poniżej prezentujemy niektóre z nich.

"(...) Czy postać elektroniczna sprawozdania z badania, o której mowa w art. 86 ust. 1 ustawy o biegłych rewidentach (...) dotyczy również sprawozdań z badania tych jednostek, których dzień bilansowy przypada na termin przed dniem wejścia w życie tego przepisu, czyli przed dniem 1 października 2018 r.?

Obowiązek sporządzenia sprawozdania z badania w postaci elektronicznej oraz opatrzenia kwalifikowanym podpisem elektronicznym biegłego rewidenta, dotyczy sprawozdania z badania tych podmiotów, które podlegają wpisowi do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego (dalej "KRS"), sporządzanego przez biegłego rewidenta, począwszy od dnia 1 października 2018 r. (...)

Czy sprawozdanie biegłego rewidenta wydane przed 1 października 2018 r. może posiadać postać elektroniczną z podpisem kwalifikowanym?

Tak, przepisy ustawy o biegłych rewidentach nie zabraniają sporządzenia przed dniem 1 października 2018 r. sprawozdania z badania w postaci elektronicznej z podpisem kwalifikowanym

(...).

Czy każde sprawozdanie z badania powinno być podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym biegłego rewidenta?

Od dnia 1 października 2018 r. obowiązek sporządzenia sprawozdania z badania przez biegłego rewidenta w postaci elektronicznej i podpisania go kwalifikowanym podpisem elektronicznym odnosi się do wszystkich badań sprawozdań finansowych (ustawowych i dobrowolnych), sporządzanych przez przedsiębiorców podlegających wpisowi do rejestru KRS (...).

Co oznacza "postać elektroniczna" sprawozdania z badania, o której mowa w art. 86 ust. 1 ustawy o biegłych rewidentach?

W oparciu o zapisy Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 12 kwietnia 2012 r. w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych (Dz. U. z 2017 r. poz. 2247), wskazuje się następujące dopuszczalne typy (formaty) plików, jakie mogą być dołączone do zgłoszenia: XAdES, PAdES, CAdES, XMLsig, xml, txt, rtf, pdf, xps, odt, ods, odp, doc, docx, xls, xlsx, csv, jpg.tif, gif. Oczywiście każdy plik musi być podpisany przed jego zgłoszeniem, zgodnie z zasadami podpisywania dokumentów (w przypadku sprawozdania z badania – kwalifikowanym podpisem elektronicznym) (...).

Czy biegły rewident badający sprawozdanie finansowe podmiotu wpisanego do KRS powinien wymagać od klienta badania również papierowej wersji sprawozdania finansowego podpisanego przez kierownika jednostki w rozumieniu ustawy o rachunkowości?

Nie powinien, ponieważ oryginałem sprawozdania finansowego jest plik elektroniczny opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP. Każdy wydruk (wersja papierowa) jest wyłącznie kopią sprawozdania (...).

Czy biegły rewident może zbadać sprawozdanie finansowe jednostki wpisanej do rejestru przedsiębiorców KRS, które nie jest sporządzone w strukturze logicznej oraz formacie udostępnianych w BIP MF?

Nie powinien, ponieważ jednostka wpisana do KRS, począwszy od dnia 1 października 2018 r., obowiązana jest sporządzić sprawozdanie finansowe w strukturze logicznej oraz formacie udostępnianych w BIP MF (...).

Czy w przypadku niezachowania przez badaną jednostkę elektronicznej postaci sprawozdania finansowego, biegły rewident może wydać sprawozdanie z badania bez zastrzeżeń z objaśnieniami dotyczącymi niedochowania formy wynikającej z art. 45 ust. 1g ustawy o rachunkowości?

Sprawozdanie finansowe (...) sporządza się w postaci elektronicznej oraz opatruje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP, natomiast sprawozdania finansowe jednostek wpisanych do rejestru przedsiębiorców KRS sporządza się w strukturze logicznej oraz formacie udostępnianych w BIP MF. Biegły rewident podczas badania powinien zweryfikować m.in. czy sprawozdanie finansowe zostało sporządzone, co do formy i treści zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, statutem lub umową. Niezachowanie elektronicznej postaci sprawozdania finansowego nie spełnia wymogów ustawy o rachunkowości. Na przykład wydruk w postaci papierowej sprawozdania finansowego sporządzonego w postaci elektronicznej będzie tylko kopią sprawozdania finansowego, nie zaś oryginałem sprawozdania finansowego. Natomiast biegły rewident powinien wyrażać opinię wyłącznie o oryginale sprawozdania finansowego (...).

Czy biegły rewident może wydać sprawozdanie z badania niezawierające modyfikacji do sprawozdania finansowego podpisanego w wersji papierowej przez wszystkich członków Zarządu, lecz w wersji elektronicznej podpisanego tylko przez tych członków Zarządu, którzy posiadają możliwość podpisu elektronicznego?

Sprawozdanie finansowe w postaci elektronicznej powinno być podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP, przez osobę, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych, i kierownika jednostki, a jeżeli jednostką kieruje organ wieloosobowy – przez wszystkich członków tego organu. Złożenie podpisu tylko przez tych członków Zarządu, którzy posiadają podpis elektroniczny, nie spełnia wymogów ustawy o rachunkowości. Biegły rewident podczas badania powinien zweryfikować m.in. czy sprawozdanie finansowe zostało podpisane przez wszystkie osoby do tego zobowiązane, a także czy złożony podpis należy do danej osoby oraz czy jest ważny (...).

Czy sprawozdanie z badania stanowi część pliku XML ze sprawozdaniem finansowym, czy powinien to być osobny plik podpisany przez biegłego rewidenta?

Sprawozdanie finansowe należy wytworzyć jako jeden plik XML. Po podpisaniu tego pliku kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP, nie ma możliwości załączenia do niego pliku zawierającego sprawozdanie z badania. Sprawozdanie z badania stanowi oddzielny plik zapisany np. w pdf i podpisany przez biegłego rewidenta kwalifikowanym podpisem elektronicznym (...).

Czy biegły rewident wydający sprawozdanie z badania powinien dokonywać weryfikacji ważności i poprawności złożonych na sprawozdaniu finansowym podpisów elektronicznych?

Jedną z czynności dokonywanych przez biegłego rewidenta w ramach prowadzonego badania sprawozdania finansowego, w wyniku którego biegły rewident sporządza na piśmie sprawozdanie z badania, jest wydanie opinii, czy sprawozdanie finansowe przedstawia rzetelny i jasny obraz sytuacji majątkowej i finansowej oraz wyniku finansowego badanej jednostki zgodnie z mającymi zastosowanie przepisami dotyczącymi rachunkowości i sprawozdawczości finansowej, a także przyjętymi zasadami (polityką) rachunkowości (...). Opinia stanowi integralną część sprawozdania z badania. Zatem biegły rewident podczas badania sprawozdania finansowego powinien zweryfikować prawidłowość i kompletność złożonych na sprawozdaniu finansowym podpisów, w tym ich ważność.

Krąg osób podpisujących sprawozdanie finansowe określa art. 52 ust. 2 ustawy o rachunkowości, zgodnie z którym sprawozdanie finansowe podpisuje – podając zarazem datę podpisu – osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych, i kierownik jednostki, a jeżeli jednostką kieruje organ wieloosobowy – wszyscy członkowie tego organu (...).

Czy biegły rewident powinien weryfikować zgodność sprawozdania finansowego podlegającego badaniu z wymaganym formatem i strukturą, czy wystarczająca będzie weryfikacja zakresu informacyjnego wynikającego z załączników do ustawy o rachunkowości?

Jedną z czynności dokonywanych przez biegłego rewidenta w ramach prowadzonego badania sprawozdania finansowego, w wyniku którego biegły rewident sporządza na piśmie sprawozdanie z badania, jest wydanie opinii (...) stanowiącej integralną cześć sprawozdania z badania. Jest to opinia biegłego rewidenta o tym, czy badane sprawozdanie finansowe jest zgodne co do formy i treści z przepisami prawa, statutem lub umową. Biegły rewident podczas badania sprawozdania finansowego powinien zweryfikować formę i treść badanego sprawozdania finansowego pod względem zgodności z przepisami prawa, statutem lub umową. Sposób sporządzenia sprawozdania finansowego określają również przepisy art. 45 ust. 1f i 1g ustawy o rachunkowości.

Zgodnie z nimi sprawozdanie finansowe sporządza się w postaci elektronicznej oraz opatruje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP, natomiast sprawozdania finansowe jednostek wpisanych do rejestru przedsiębiorców KRS sporządza się w strukturze logicznej oraz formacie udostępnianych w BIP MF (...).

Czy kwalifikowany podpis elektroniczny przynależy do osoby fizycznej (biegłego rewidenta) czy do firmy audytorskiej, w ramach której działa biegły rewident? Czy jest możliwe podpisywanie tym samym kwalifikowanym podpisem elektronicznym sprawozdań z badania wydawanych w imieniu różnych firm audytorskich?

Kwalifikowany podpis elektroniczny przynależy do konkretnej, dającej się jednoznacznie zidentyfikować osoby fizycznej. Jest podpisem potwierdzającym tożsamość osoby. Niezależnie od tego w imieniu ilu firm audytorskich działa biegły rewident, do sporządzonego przez siebie w postaci elektronicznej sprawozdania z badania wykorzystuje swój kwalifikowany podpis elektroniczny (...).

Jak należy rozumieć datę sporządzenia sprawozdania z badania?

Data sporządzenia sprawozdania z badania to data, którą biegły rewident zamieszcza w sprawozdaniu z badania zgodnie z wymogami art. 83 ust. 3 pkt 18 ustawy o biegłych rewidentach oraz Krajowych Standardów Badania, i która zgodnie z par. 49 KSB 700 (Z) Formułowanie opinii oraz sprawozdawczość na temat sprawozdania finansowego nie może być datą wcześniejszą od daty uzyskania przez biegłego rewidenta wystarczających i odpowiednich dowodów badania, na których opiera się opinia biegłego rewidenta na temat sprawozdania finansowego, w tym dowodów, że wszystkie składniki sprawozdania i ujawnienia, które składają się na sprawozdanie finansowe zostały sporządzone oraz osoby o potwierdzonych uprawnieniach zapewniły, że wzięły odpowiedzialność za to sprawozdanie finansowe. Proces sporządzania sprawozdania z badania kończy się złożeniem podpisu przez biegłego rewidenta pod sprawozdaniem z badania. Data podpisu sprawozdania z badania powinna być datą tożsamą z datą sporządzenia sprawozdania z badania. Dopiero opatrzenie sprawozdania z badania podpisem oznacza zakończenie procesu sporządzania sprawozdania z badania, tj. potwierdzenie przez biegłego rewidenta treści sprawozdania z badania, w tym zawartej w nim opinii o badanym sprawozdaniu finansowym oraz potwierdzenie przeprowadzenia przez biegłego rewidenta wszystkich procedur badania, które pozwoliły mu uzyskać wystarczające i odpowiednie dowody badania, stanowiące podstawę wydanej opinii (...).

W związku z nałożonym na jednostki wpisane do rejestru przedsiębiorców KRS obowiązkiem sporządzania sprawozdania finansowego w strukturze logicznej oraz formacie udostępnianych w BIP MF, co jest przedmiotem badania przeprowadzanego przez biegłego rewidenta, o czym powinna być wydana opinia?

Jednostka wpisana do rejestru przedsiębiorców KRS zobowiązana jest do sporządzenia sprawozdania finansowego w strukturze logicznej oraz formacie udostępnianych w BIP na stronie MF. Sprawozdanie finansowe sporządzone w postaci elektronicznej i zapisane w formacie XML podlega badaniu przez firmę audytorską/biegłego rewidenta. Aby przeprowadzić badanie sprawozdania finansowego zapisanego w formacie XML należy za pomocą odpowiednich narzędzi (programów) informatycznych – czytników plików XML – przekonwertować je na wersję do odczytu. Biegły rewident przeprowadzając badanie oprócz dotychczasowych czynności powinien także odnieść się do prawidłowości i kompletności przedłożonego sprawozdania finansowego w wersji elektronicznej oraz poprawności złożonych podpisów (...).

Czy skan dokumentu papierowego (pdf) opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym można uznać za postać elektroniczną sprawozdania z badania?

Tak. Skan dokumentu papierowego (pdf) opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym uznaje się za sprawozdanie z badania sporządzone w postaci elektronicznej (...).

Czy skan dokumentu papierowego (pdf) podpisanego podpisem odręcznym można uznać za postać elektroniczną sprawozdania z badania?

Co prawda skan dokumentu papierowego (pdf) stanowi spełnienie wymogu w zakresie zachowania postaci elektronicznej sprawozdania z badania, jednakże w sytuacji opisanej w pytaniu, podpisanie sprawozdania z badania podpisem odręcznym nie spełnia wymogów ustawy o biegłych rewidentach dotyczących obowiązku podpisania kwalifikowanym podpisem elektronicznym biegłego rewidenta".