Złożenie dokumentów finansowych do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego (KRS) następuje poprzez zgłoszenie za pośrednictwem systemu teleinformatycznego udostępnionego do tego celu przez Ministerstwo Sprawiedliwości (MS). System ten umożliwia podmiotom wpisanym do KRS bezpłatne złożenie sprawozdania finansowego oraz innych dokumentów do Repozytorium Dokumentów Finansowych (RDF).

Na stronie internetowej https://ekrs.ms.gov.pl/rdf/rd/ w zakładce Bezpłatne zgłaszanie dokumentów finansowych/Pomoc można pobrać plik "FAQ – Najczęściej zadawane pytania", który zawiera odpowiedzi na pytania dotyczące zgłaszania dokumentów finansowych do RDF. Poniżej prezentujemy niektóre z nich.

"1. Kto podpisuje zgłoszenie – podstawa prawna?

Zgłoszenie opatruje kwalifikowanym podpisem elektronicznym (wystawionym na imię, nazwisko, nr PESEL) albo podpisem potwierdzonym profilem zaufanym e-PUAP co najmniej jedna osoba fizyczna, której numer PESEL jest ujawniony w Rejestrze, wpisana jako członek organu uprawnionego do reprezentowania, wspólnik uprawniony do reprezentowania spółki osobowej, syndyk albo likwidator (a od 1 października 2018 r. również osoby wymienione w odpowiedzi na pytanie nr 28 tego dokumentu). Jeżeli wspólnikiem uprawnionym do reprezentowania spółki osobowej nie jest osoba fizyczna, zgłoszenie opatruje kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo podpisem potwierdzonym profilem zaufanym e-PUAP co najmniej jedna osoba fizyczna, której numer PESEL jest ujawniony w Rejestrze, wpisana jako członek organu uprawnionego do reprezentowania, syndyk, likwidator wspólnika albo wspólnik uprawniony do reprezentowania spółki osobowej będącej wspólnikiem (a od 1 października 2018 r. również osoby wymienione w odpowiedzi na pytanie nr 28 tego dokumentu) (...).

2. Kto może składać bezpłatnie sprawozdania finansowe do RDF (jakie podmioty). Jak nie mam możliwości wysłania sprawozdania bezpłatnie, to co mam zrobić?

Sprawozdania finansowe zgodnie z ustawą o rachunkowości do RDF mogą składać wszystkie podmioty obowiązane do złożenia sprawozdania wpisane w rejestrze przedsiębiorców KRS. Faktyczne ograniczenie dotyczy tylko tego, że osoby uprawnione muszą mieć podpis elektroniczny (podpis kwalifikowany bądź profil zaufany e-PUAP) i mieć wpisany w KRS numer PESEL. Zwrócić należy uwagę, że jeżeli posiadają podpis kwalifikowany w jego danych muszą być identyfikowani numerem PESEL, a nie np. NIP.

W przypadku negatywnej weryfikacji zgłoszenia przez system teleinformatyczny powodującej niemożność skorzystania z bezpłatnego składania dokumentów do RDF, dokumenty finansowe należy złożyć wyłącznie za pośrednictwem systemu teleinformatycznego, wraz z wnioskiem o wpis w rejestrze przedsiębiorców wzmianek o złożeniu dokumentów albo z wnioskiem o przyjęcie tych dokumentów do RDF. Taka możliwość dla wszystkich podmiotów wpisanych do krajowego Rejestru Sądowego udostępnia portal S24.

3. Kto podpisuje zgłoszenie – zarząd, a sposób reprezentacji czy to ma znaczenie?

Zgłoszenie podpisuje co najmniej jeden członek zarządu lub osoba upoważniona do reprezentowania podmiotu – wymieniona w art. 19e ustawy o KRS, który ma podpis elektroniczny i ujawniony PESEL w KRS. Sposób reprezentacji dla osób wysyłających zgłoszenia do RDF nie ma znaczenia.

4. Czy prokurent może podpisać zgłoszenie?

Tak. Prokurent ujawniony w KRS z nr PESEL może podpisać zgłoszenie stosownym podpisem elektronicznym (podpis kwalifikowany lub profil zaufany e-PUAP).

Patrz odpowiedz na pytanie nr 28.

5. Jak dodaje się pliki (opcja plik dokumentu, opcja plik z oddzielnym podpisem).

Plik dokumentu dla dokumentu sporządzonego po 30 września 2018 r.

Dodawany plik za pomocą akcji »Plik dokumentu« może być opatrzony podpisem kwalifikowanym (podpis znajduje się w pliku dokumentu) lub nieopatrzony podpisem kwalifikowanym (UWAGA: dotyczy to tylko uchwał o zatwierdzeniu sprawozdania i podziale zysku/pokryciu strat, pozostałe dokumenty finansowe muszą być podpisane przed załączeniem pliku do systemu). W przypadku, gdy plik nie jest opatrzony podpisem kwalifikowanym, będzie musiał być podpisany podpisem potwierdzonym profilem zaufanym e-PUAP wraz ze zgłoszeniem.

Sprawozdania finansowe oraz skonsolidowane sprawozdanie finansowe podmiotów wpisanych do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego sporządza się w postaci elektronicznej (tzn. dokumenty muszą być podpisane elektronicznie zgodnie z wymogami ustawy o rachunkowości i załączone do zgłoszenia w systemie RDF) oraz muszą być sporządzone w strukturze logicznej i formacie udostępnianym w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie Ministerstwa Finansów pod adresem: https://www.mf.gov.pl/krajowa-administracjaskarbowa/dzialalnosc/struktury-e-sprawozdan/

Sprawozdania finansowe oraz skonsolidowane sprawozdania finansowe sporządzone zgodnie z MSR (Międzynarodowy Standard Rachunkowości) sporządza się w postaci elektronicznej w strukturze logicznej oraz formacie, jeżeli zostaną udostępnione w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie Ministerstwa Finansów. Obecnie nie ma takiego obowiązku (patrz również pytanie 27).

Plik zwierający oddzielny podpis dla dokumentu sporządzonego po 30 września 2018 r.

Jeżeli plik został podpisany oddzielnym podpisem (tzw. podpis zewnętrzy), to podczas podpisywania tworzony jest dodatkowy plik zawierający podpis zaświadczający o nieingerencji w treść pliku. Mamy zatem 2 pliki: plik źródłowy i plik zawierający podpis. W tym przypadku należy załączyć oba pliki. Plik źródłowy za pomocą akcji »Plik dokumentu«, a plik podpisu za pomocą akcji »Plik zwierający oddzielny podpis«. Może być dodanych kilka plików podpisów.

UWAGA: dla dokumentów sporządzonych po 30 września 2018 r. możliwość dołączenia niepodpisanego pliku jest ograniczona i dotyczy tyko dokumentów typu: uchwały, pozostałe dokumenty finansowe muszą być podpisane przed załączeniem pliku do systemu RDF (patrz również pytanie 27) (...).

15. Kto sprawdzi i wyciągnie konsekwencje, jeśli złożę sprawozdanie po terminie?

Jeżeli sprawozdanie nie zostanie złożone pomimo upływu terminu to sąd rejestrowy może wszcząć postępowanie przymuszające do jego złożenia, a Prokuratura postępowanie w związku z zaistnieniem przestępstw z art. 79 ustawy o rachunkowości, a szczególnie art. 79 pkt 4 ustawy o rachunkowości (...).

16. Jakie opłaty obowiązują przy składaniu dokumentów finansowych w trybie art. 69 ustawy o rachunkowości?

Zgłoszenie dokumentów finansowych (oraz zgłoszenie korekty tych dokumentów) bezpośrednio do RDF jest bezpłatne (odbywa się bez udziału sądu i nie podlega opłatom sądowym).

Wniosek Z30 składany do wydziału KRS (celem dokonania wpisu wzmianki w dziale 3 przedsiębiorcy) wymaga dokonania opłaty w systemie S24 w wysokości 140 zł.

Wysłanie za pomocą systemu S24 »Wniosku o przyjęcie dokumentów do Repozytorium Dokumentów Finansowych« w przypadku SP ZOZ oraz korekty dokumentów podlega opłacie 40 zł (...).

23. Po wpisaniu nr KRS wyskakuje komunikat, że nie ma osób uprawnionych do podpisania zgłoszenia, które posiadają nr PESEL – co należy zrobić w takiej sytuacji?

Jeżeli osoba uprawniona do reprezentacji podmiotu posiada nr PESEL, a nie jest on ujawniony w KRS, to można złożyć wniosek we właściwym Wydziale Krajowego Rejestru Sądowego o wpisanie numerów PESEL dla osób uprawnionych do reprezentacji podmiotu.

Brak numeru PESEL wymaga skorzystanie z portalu S24, który umożliwia złożenie PŁATNEGO wniosku Z30 o wpis wzmianek o złożeniu dokumentów finansowych.

24. Jak dokonać korekty zgłoszonych dokumentów finansowych przez RDF?

Należy przygotować i wysłać kolejne zgłoszenie za ten sam okres sprawozdawczy załączając poprawne dokumenty (pliki). Złożenie kolejnego dokumentu (dokumentów) za ten sam okres sprawozdawczy, traktuje się jako korektę dokumentu finansowego. Wystarczy dołączyć tylko ten dokument, który wymaga korekty (...).

26. Czy jeżeli zgłoszenie podpisuje kilka osób, to mogą je podpisać różnymi podpisami (kwalifikowany, e-PUAP)?

Tak. Zgłoszenie może być podpisane przez wiele osób uprawnionych do reprezentacji i dopuszczalny jest zarówno podpis kwalifikowany (wystawionym na imię, nazwisko, nr PESEL), jak i profil zaufany e-PUAP. Należy jednak pamiętać, że jeżeli do zgłoszenia dołączony został chociaż jeden niepodpisany dokument, wówczas zgłoszenie będzie mogło być wyłącznie podpisane podpisem potwierdzonym profilem zaufanym e-PUAP. Niepodpisane załączniki zostaną podpisane razem ze zgłoszeniem.

27. Jakie zmiany wprowadzono w Repozytorium Dokumentów Finansowych po 1 października 2018 roku?

Zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości wchodzącymi w życie w dniu 1 października 2018 r. (art. 45 ust. 1f–1h, art. 49 ust. 7, art. 55 ust. 2a, art. 63c ust. 2a, 2b, art. 63k) oraz przepisem ustawy o biegłych rewidentach firmach audytorskich oraz nadzorze publicznym (art. 86 ust. 1) sprawozdanie finansowe sporządza się w postaci elektronicznej oraz opatruje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP.

Sprawozdania finansowe oraz skonsolidowane sprawozdanie finansowe podmiotów wpisanych do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego sporządza się w strukturze logicznej oraz formacie udostępnianym w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie Ministerstwa Finansów pod adresem: https://www.mf.gov.pl/krajowa-administracja-skarbowa/dzialalnosc/struktury-e-sprawozdan/

Sprawozdania finansowe oraz skonsolidowane sprawozdania finansowe sporządzone zgodnie z MSR (Międzynarodowy Standard Rachunkowości) sporządza się w strukturze logicznej oraz formacie, jeżeli zostaną udostępnione w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie Ministerstwa Finansów

Uwaga: Na chwilę obecną Ministerstwo Finansów informuje, iż struktury logiczne oraz format sprawozdań finansowych sporządzanych zgodnie z MSR nie będą opublikowane w Biuletynie Informacji Publicznej Ministerstwa Finansów, co oznacza, że tego typu sprawozdania nie muszą być sporządzane i złożone w Repozytorium Dokumentów Finansowych w strukturze logicznej oraz formacie xml.

UWAGA: dokumenty, które muszą być sporządzone w postaci elektronicznej muszą być przed zgłoszeniem podpisane elektronicznie zgodnie z ustawą o rachunkowości.

Podsumowując od dnia 1 października 2018 roku:

1) Dla każdego dokumentu z poniższego rodzaju wprowadza się obowiązek postaci elektronicznej (tzn. dokumenty muszą być podpisane elektronicznie zgodnie z wymogami ustawy o rachunkowości i załączone do zgłoszenia w systemie RDF):

- roczne sprawozdanie finansowe,

- sprawozdanie z działalności,

- sprawozdanie z płatności na rzecz administracji publicznej,

- opinia biegłego rewidenta/sprawozdanie z badania rocznego sprawozdania finansowego,

- skonsolidowane roczne sprawozdanie finansowe,

- sprawozdanie z działalności grupy kapitałowej,

- sprawozdanie z działalności jednostki dominującej,

- skonsolidowane sprawozdanie z płatności na rzecz administracji publicznej.

2) Nie ma obowiązku postaci elektronicznej dla dokumentów: (tzn. że mogą być dołączone skany dokumentów).

Uchwała lub postanowienie o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego lub skonsolidowanego rocznego sprawozdania finansowego,

Uchwała o podziale zysku bądź pokryciu straty.

3) Następujące sprawozdania muszą być sporządzone w formacie xml ogłoszonym w BIP oraz podpisane elektronicznie:

Sprawozdania finansowe podmiotów wpisanych do rejestru przedsiębiorców sporządzone od 1 października 2018, niesporządzone zgodnie z MSR,

Skonsolidowane sprawozdania finansowe sporządzone od 1 października 2018, niesporządzone zgodnie z MSR.

Nie muszą być sporządzane w strukturze xml:

- sprawozdania finansowe sporządzone zgodnie z MSR,

- skonsolidowane sprawozdania finansowe sporządzone zgodnie z MSR.

28. Jakie osoby są uprawnione do podpisywania zgłoszenia po 1 października 2018 roku?

Informujemy, że od 1 października 2018 roku zwiększa się katalog osób uprawnionych do podpisywania zgłoszenia w Repozytorium Dokumentów Finansowych (i podpisywania skanów dokumentów, dla których nie jest wymagana postać elektroniczna). Obecnie ten katalog obejmuje następujące osoby:

a) Osoby wskazane w Dziale II KRS w rubryce 1 w podrubryce 1 i 2, które nie zostały zawieszone w czynnościach,

b) Osoby wskazane w Dziale II KRS w rubryce 4 (reprezentanci oddziału przedsiębiorcy zagranicznego),

c) Osoby wskazane w dziale II KRS w rubryce 3 (prokurenci),

d) Likwidator, syndyk oraz zarządca w postępowaniu restrukturyzacyjnym wskazani w dziale VI rejestru.

Powyższe osoby, aby móc podpisać zgłoszenie, muszą mieć ujawniony w KRS numer PESEL".