Podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych, co do zasady, powinni prowadzić ewidencję przy zastosowaniu kas on-line. Ustawodawca dopuszcza także stosowanie do prowadzenia ewidencji sprzedaży na rzecz ww. podmiotów kasy dotychczas używane przez podatników, tj. kasy z elektronicznym i papierowym zapisem kopii (poza podatnikami zobowiązanymi ustawą do ich wymiany ze względu na prowadzenie działalności w określonych ustawowo branżach – art. 145b ust. 1 ustawy o VAT).
Trzeba mieć na uwadze, że kasy z elektronicznym lub papierowym zapisem kopii muszą zapewniać prawidłowe zaewidencjonowanie podstawowych danych dotyczących dokonywanych sprzedaży, w tym wysokości podstawy opodatkowania i podatku należnego oraz muszą przechowywać te dane, a w przypadku kasy z elektronicznym zapisem kopii – dodatkowo zapewniać bezpieczne ich przesyłanie na zewnętrzne nośniki danych.
W celu sukcesywnej wymiany kas starego typu na kasy on-line ograniczono termin wydawania potwierdzeń o spełnieniu funkcji i warunków technicznych dla kas z elektronicznym zapisem kopii do dnia 31 grudnia 2022 r., a dla kas z kopią papierową termin ten upłynął 31 sierpnia 2019 r.
Po upływie ww. terminów podatnicy nie mogą nabyć kas starego typu, przy czym mogą je nadal stosować do prowadzenia ewidencji sprzedaży (z wyjątkiem niektórych branż szczególnie narażonych na nieprawidłowości) do czasu ich wyeksploatowania lub konieczności wymiany pamięci fiskalnej (w przypadku kas z papierowym zapisem kopii).
Wychodząc naprzeciw oczekiwaniom podatników, przedłużono okres obowiązywania potwierdzeń o spełnieniu funkcji i warunków technicznych dla kas z elektronicznym zapisem kopii o zastosowaniu specjalnym do dnia 31 grudnia 2023 r. Przepis w tym zakresie wszedł w życie z dniem 31 grudnia 2022 r. na mocy ustawy o zmianie ustawy o podatku akcyzowym oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2022 r. poz. 2707).
Na problemy z zakupem kas rejestrujących o zastosowaniu specjalnym, tzw. bileterek, zwracał uwagę m.in. autor interpelacji poselskiej nr 37449.
Sekretarz Stanu w Ministerstwie Finansów w odpowiedzi na tę interpelację poinformował, że urządzenia fiskalne on-line specjalizowane w wersji "biletowej" są w ciągłej sprzedaży i nie ma problemów z ich dostępnością. W swoim piśmie Sekretarz informował także o planach dotyczących przedłużenia do dnia 31 grudnia 2023 r. okresu obowiązywania potwierdzeń o spełnieniu funkcji i warunków technicznych dla kas z elektronicznym zapisem kopii o zastosowaniu specjalnym, które, jak wskazano wcześniej, stały się faktem. Z pisma Sekretarza Stanu wynika ponadto, że wydłużenie jeszcze o rok możliwości nabywania kas z kopią elektroniczną o zastosowaniu specjalnym będzie oznaczało, że ważność decyzji Prezesa GUM wydanych dla tych urządzeń będzie wydłużana z mocy prawa do końca 2023 r.