Ministerstwo Finansów na stronie internetowej www.gov.pl/web/finanse w zakładce Co robimy/Rachunkowość/Pytania i odpowiedzi/Rachunkowość finansowa zamieściło wyjaśnienia (w formie pytań i odpowiedzi) dotyczące stosowania uproszczeń w podpisywaniu sprawozdań finansowych. Poniżej prezentujemy ich treść.

"Jakie są możliwe uproszczenia przy podpisywaniu sprawozdań finansowych?

Od 1 stycznia 2022 r. została wprowadzona możliwość zastosowania przez kierownika jednostki, w przypadku zarządów wieloosobowych, uproszczenia przy podpisywaniu sprawozdań finansowych sporządzonych po dniu 1 stycznia 2022 roku, niezależnie od tego jakich okresów dotyczą.

Bez zmian pozostały generalne zasady dotyczące podpisywania sprawozdań finansowych określone w art. 52 ust. 2 ustawy o rachunkowości, tj. że sprawozdanie finansowe podpisuje osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych oraz kierownik jednostki (jeżeli jest to organ wieloosobowy wówczas podpisują wszyscy członkowie tego organu).

Wprowadzone uproszczenie polega na tym, że w przypadku, gdy kierownikiem jednostki jest organ wieloosobowy istnieje możliwość podpisania sprawozdania finansowego przez co najmniej jedną osobę wchodzącą w skład tego organu (art. 52 ust. 2b). W tej sytuacji koniecznym jest złożenie przez pozostałe osoby wchodzące w skład tego organu oświadczenia, że sprawozdanie finansowe spełnia wymagania przewidziane w ustawie. Możliwa jest również odmowa złożenia oświadczenia (analogicznie jak w przypadku odmowy podpisu).

Czy w przypadku zastosowania uproszczenia przy podpisywaniu sprawozdań finansowych osoba składająca oświadczenie ponosi inną odpowiedzialność niż osoba podpisująca sprawozdanie finansowe?

Nie, odpowiedzialność że sprawozdanie finansowe spełnia wymagania przewidziane w ustawie o rachunkowości jest taka sama zarówno w przypadku złożenia oświadczenia, jak i podpisania sprawozdania w sposób elektroniczny (art. 52 ust. 2a i 2b).

Nowa zasada podpisywania sprawozdań finansowych przez kierownika jednostki w przypadku zarządów wieloosobowych, polega na tym, że część osób wchodzących w skład kierownika jednostki składa najpierw specjalne oświadczenia, a następnie pozostali członkowie (przynajmniej jeden) podpisują sprawozdanie w sposób elektroniczny.

Zastosowanie tego uproszczenia nie wpływa jednak na zróżnicowanie odpowiedzialności członków kierownika jednostki za sprawozdanie finansowe. Nie zmienia się bowiem zasada, że kierownik jednostki jest zobowiązany do zapewnienia, aby sprawozdanie finansowe, skonsolidowane sprawozdanie finansowe (a jeśli dotyczy, to także sprawozdanie z działalności oraz sprawozdanie z działalności grupy kapitałowej) – spełniały wymagania przewidziane w ustawie (art. 4a).

Kto może skorzystać z uproszczonych zasad podpisywania sprawozdań finansowych?

Z uproszczenia przy podpisywaniu sprawozdań finansowych w przypadku, gdy kierownikiem jednostki jest organ wieloosobowy mogą skorzystać wszystkie jednostki (bez względu na formę organizacyjno-prawną) stosujące ustawę o rachunkowości. Podpis elektroniczny jest integralną częścią dokumentu, dlatego minimalnym wymogiem funkcjonowania sprawozdania finansowego w obrocie gospodarczym jest, aby zostało ono opatrzone podpisem przynajmniej jednej osoby wchodzącej w skład kierownika jednostki.

Z tego uproszczenia mogą zatem skorzystać np. zarówno organizacje pozarządowe (fundacje, stowarzyszenia), jak i jednostki gospodarcze.

Do jakich sprawozdań mają zastosowanie uproszczone zasady podpisywania?

Uproszczone zasady podpisywania sprawozdań finansowych obowiązują od dnia 1 stycznia 2022 r. i mają zastosowanie bez względu na okres, za który podpisywane jest sprawozdanie finansowe.

 Uproszczone zasady podpisywania sprawozdań mają również zastosowanie do:

• sprawozdania z działalności (art. 52 ust. 3 pkt 2),
• sprawozdania z działalności grupy kapitałowej ( art. 52 ust. 3 pkt 2),
• skonsolidowanego sprawozdania finansowego (art. 63c ust. 3),
• sprawozdania z płatności na rzecz administracji publicznej (art. 63j),
• skonsolidowanego sprawozdania z płatności na rzecz administracji publicznej (art. 63j).

Czy oświadczenie składane przez osoby wchodzące w skład wieloosobowego zarządu, że sprawozdanie finansowe spełnia wymagania przewidziane w ustawie, powinno mieć określoną formę? Czy jest dostępny wzór takiego oświadczenia?

W jednostkach kierowanych przez zarządy wieloosobowe istnieje możliwość podpisania sprawozdania finansowego przez co najmniej jednego członka zarządu.  Pozostali członkowie, którzy nie podpisali sprawozdania finansowego, składają oświadczenie, że sprawozdanie to spełnia wymagania przewidziane w ustawie o rachunkowości (art. 52 ust. 2b).

Nie obowiązuje ustalony wzór oświadczenia. W treści oświadczenia natomiast koniecznie należy zamieścić stwierdzenie, że sprawozdanie finansowe spełnia wymagania przewidziane w ustawie o rachunkowości. Należy także wskazać, do którego sprawozdania finansowego oświadczenie to się odnosi, w szczególności przez podanie daty i godziny podpisania tego sprawozdania przez osobę, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych (art. 52 ust. 2c).

Oświadczenie należy sporządzić w jednej z dwóch form: papierowej (podpisanej własnoręcznie) lub elektronicznej (podpisanej elektronicznie: kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym).

Jeżeli osoba wchodząca w skład kierownika jednostki korzysta z możliwości złożenia oświadczenia w wersji papierowej, należy je zeskanować, aby mogło ono zostać dołączone do elektronicznego sprawozdania finansowego. Odpowiedzialny za to jest członek zarządu, który podpisał sprawozdanie finansowe (art. 52 ust. 2 e); na tym etapie nie ma obowiązku autoryzacji kopii podpisem elektronicznym.

Analogiczne rozwiązania obowiązują w odniesieniu do odmowy złożenia oświadczenia".