Faktury ustrukturyzowane (e-faktury) są obecnie wystawiane na zasadzie dobrowolności. Od 1 lipca 2024 r. lub 1 stycznia 2025 r. (w zależności od podmiotu) wystawianie e-faktur miało być, co do zasady, obowiązkowe (patrz: ustawa z dnia 16 czerwca 2023 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw; Dz. U. poz. 1598). Zgodnie z zapowiedziami Ministerstwa Finansów (dalej: MF), KSeF nie będzie jednak obowiązkowy w 2024 r., a na przełomie kwietnia i maja br. zostanie wskazana nowa data obowiązkowego korzystania z KSeF.

Obecnie MF prowadzi zewnętrzny audyt informatyczny i konsultacje publiczne dotyczące obowiązkowego KSeF.

Na stronie internetowej MF (www.gov.pl) zamieszczono odpowiedzi na pytania dotyczące KSeF (zadawane na etapie konsultacji KSeF), z których wynika m.in., że nie jest planowana rezygnacja z wdrożenia KSeF w wersji obligatoryjnej. MF nie planuje także zmian:

• związanych z nadawaniem numerów KSeF,
• dotyczących art. 106na ust. 1 ustawy o VAT, w myśl którego fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną w dniu jej przesłania do KSeF,
• w zakresie obowiązku podawania numeru KSeF podczas dokonywania płatności za e-fakturę,
• dotyczących przedłużenia terminu na przesłanie do KSeF faktur wystawianych w tzw. trybie off-line i w trybie awaryjnym.

MF przypomniało, że transakcje realizowane na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej będą wyłączone z obowiązkowego KSeF i wyjaśniło, że wyłączenie to będzie dotyczyło także sytuacji, gdy osoba fizyczna prowadzi działalność gospodarczą, ale danego zakupu dokonuje na użytek prywatny (niezwiązany z działalnością). Ewentualne włączenia do KSeF faktur B2C (tj. faktur wystawianych na rzecz konsumentów) zostaną omówione z przedsiębiorcami w ramach konsultacji publicznych.

MF odniosło się także do kwestii statusu kontrahentów istotnego z punktu widzenia KSeF wskazując, że aktualnie nie jest planowane wprowadzenie w KSeF automatycznej weryfikacji statusu kontrahenta z tzw. białą listą podatników. Na białej liście podatników znajdują się bowiem wyłącznie podatnicy zarejestrowani do VAT jako podatnicy VAT czynni lub jako podatnicy VAT zwolnieni (brak podatników zwolnionych, którzy nie zarejestrowali się jako podatnicy VAT zwolnieni) i tym samym automatyczna weryfikacja nie pozwoliłaby na realizację celu związanego z identyfikacją statusu wszystkich podmiotów objętych KSeF. Przedmiotem dalszej, szczegółowej analizy MF będzie kwestia identyfikacji np. podatnika zwolnionego z VAT (z uwagi na niskie obroty – art. 113 ustawy o VAT), który prowadzi działalność nierejestrowaną, nie zarejestrował się jako podatnik VAT zwolniony i posługuje się numerem PESEL (nie posiada NIP), w związku z czym nie jest widoczny na białej liście (dotyczy to np. osób wynajmujących prywatne nieruchomości).

Z odpowiedzi MF wynika ponadto, że:

• odroczenie terminu wprowadzenia obowiązkowego KSeF nie powinno wiązać się z kosztami, a zapewnić przedsiębiorcom dodatkowy czas na wdrożenie KSeF; nie planuje się daleko idących zmian (potwierdzono obecne założenia KSeF); możliwe jest prowadzenie prac związanych z integracją systemów komercyjnych z KSeF,
• nie jest planowane odroczenie obligatoryjnego KSeF do czasu wejścia w życie przepisów unijnych związanych z tzw. pakietem VIDA (prace związane z wdrożeniem unijnego pakietu VIDA znajdują się dopiero we wstępnej fazie; Polska zabiega w KE, aby pakiet VIDA nie wpływał na funkcjonalności KSeF),
• audyt KSeF dotyczy w szczególności wydajności systemu; obejmuje weryfikację rozwiązań technologicznych przyjętych dla zapewnienia odpowiedniego poziomu wydajności; ewentualna implementacja wniosków płynących z audytu powinna pozostać neutralna dla parametrów oprogramowania zamówionego przez przedsiębiorców,
• wskazanie szczegółów dotyczących dalszych prac nad poprawą wydajności KSeF będzie możliwe po zakończeniu audytu informatycznego oraz analizie płynących z niego wniosków; działania związane ze zwiększeniem przepustowości systemu będą traktowane priorytetowo,
• przedmiotem szczegółowej analizy ma być kwestia objęcia obowiązkowym KSeF wszystkich podatników w tym samym terminie (lub w różnym w zależności od wielkości firmy) oraz wyrozumiałości w stosunku do błędów popełnianych na początkowym etapie,
• wprowadzenie obowiązkowego KSeF skutkuje zmianami wyłącznie w sposobie wystawiania faktur; dotychczasowe praktyki dotyczące fakturowania powinny zostać dostosowane do założeń KSeF; celem MF nie jest eliminacja działań polegających na wydawaniu innych niż faktury dokumentów, np. specyfikacji zamówienia, ale tego typu dokumenty nie będą przesyłane do KSeF.

Odnosząc się do pytań dotyczących planowanych zmian struktury FA(2) MF wskazało:

• struktura e-faktury na etapie jej projektowania była poddana szerokim konsultacjom publicznym; uwagi zgłaszane w trakcie konsultacji zostały w dużej mierze uwzględnione,
• struktura FA(2) oprócz elementów, których występowanie regulowane jest w art. 106a-106q ustawy o VAT, zawiera także elementy, których stosowanie jest całkowicie dobrowolne – uwzględnienie ich w strukturze wynika z praktyki biznesowej obserwowanej na rynku,
• nie przewiduje się modyfikacji struktury FA(2) – powodem przemawiającym za pozostawieniem obecnej struktury są koszty po stronie przedsiębiorców związane z przeprowadzeniem już zamówionych produktów; ponadto taka decyzja mogłaby wydłużyć okres potrzebny do ich wdrożenia.

Odpowiadając na pytanie, czy MF zakłada przygotowanie kompleksowego podręcznika dotyczącego funkcjonalności KSeF wyjaśniono:

"Kompendium wiedzy na temat Krajowego Systemu e-Faktur jest w trakcie przygotowania. Planowane jest opublikowanie podręcznika KSeF, w którym zostaną przedstawione kluczowe zagadnienia związane z obowiązkowym e-fakturowaniem. Podręcznik będzie zawierał wytyczne dotyczące między innymi nadawania uprawnień do korzystania z KSeF i uwierzytelnienia w systemie. Przedsiębiorcy będą mogli zaznajomić się z zasadami wystawiania e-faktur, ich otrzymywania oraz uzyskaniem dostępu do faktur. Opisane zostaną także nowe funkcjonalności systemu, np. kody QR czy generowanie identyfikatorów zbiorczych.

Planowane jest także wydanie wyjaśnień odnoszących się do kwestii związanych z definicją stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej, co jest kluczowe dla określenia, czy dany przedsiębiorca będzie objęty obowiązkowym e-fakturowaniem.

Udostępnienie materiałów dotyczących Krajowego Systemu e-Faktur z pewnością pomoże podatnikom przygotować się do realizacji nowych obowiązków podatkowych. (...)".

MF podkreśliło także, iż stabilność i przewidywalność prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce, w tym pewność, że wystawiane przez podatników faktury zostaną skutecznie przesłane do systemu, stanowią jeden z priorytetów działań MF. Z tego względu MF dołoży wszelkich starań, aby (tak szybko jak jest to możliwe) zostały przeprowadzone odpowiednie zmiany legislacyjne oraz wydane akty wykonawcze, a przedsiębiorcy mieli odpowiednią ilość czasu na zapoznanie się ze zmianami oraz na ich wdrożenie.

Przedmiotem wyjaśnień była także kwestia e-fakturowania przez podmioty zagraniczne i sytuacja, gdy występują one w roli nabywcy. MF wyjaśniło:

"Zgodnie z aktualnym brzmieniem przepisów wprowadzających KSeF w wersji obligatoryjnej, obowiązkiem tym nie będą objęte m.in. faktury wystawiane przez:

• podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju;
• podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju, który posiada stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, przy czym to stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy w dostawie towarów lub świadczeniu usług, dla których wystawiono fakturę.

Powyższe wynika z Decyzji wykonawczej Rady (UE) 2022/1003 z dnia 17 czerwca 2022 r. upoważniającej Rzeczpospolitą Polską do stosowania szczególnego środka stanowiącego odstępstwo od art. 218 i 232 dyrektywy 2006/112/WE w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej.

Ocena, czy dany podmiot zagraniczny zarejestrowany jako podatnik VAT czynny w Polsce posiada na terytorium kraju stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej, wymaga indywidualnej oceny konkretnego stanu faktycznego. Planowane jest wydanie wyjaśnień odnoszących się do kwestii związanych z definicją stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej, co jest kluczowe dla określenia, czy dany przedsiębiorca będzie objęty obowiązkowym e-fakturowaniem.

(...) Zakłada się (...), że podatnicy nieposiadający siedziby działalności gospodarczej na terytorium Polski, ale posiadający na terytorium kraju stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej uczestniczące w dostawie towarów lub świadczeniu usług, dla których wystawiana jest faktura, będą objęci obligatoryjnym e-fakturowaniem. Regulacja zawarta w dodawanym do ustawy art. 106ga ust. 2 ustawy o podatku od towarów i usług jest zatem zgodna z regulacjami UE.

(...) Jeżeli natomiast chodzi o sytuację, gdy w roli nabywcy wystąpi:

• podmiot nieposiadający siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju lub
• podmiot nieposiadający siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju, który posiada stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, przy czym to stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy w nabyciu towaru lub usługi, dla którego wystawiono fakturę

– faktura ustrukturyzowana będzie udostępniana nabywcy w sposób z nim uzgodniony.

Przepisy nie wskazują konkretnego sposobu udostepnienia faktury nabywcy. Może to być np. przekazanie faktury w postaci papierowej lub np. wysyłka faktury w postaci pliku pdf (w wiadomości e-mail). Sposób udostępnienia podatnik powinien uzgodnić z nabywcą".