Wydawnictwo Podatkowe
poniedziałek, 21 czerwca 2021 r.
Ostatnia aktualizacja: 21.06.2021 r., godz. 0:00 Ilość wizyt z ostatnich 30 dni: 108.093 Biuro Obsługi Klienta: tel. 95 720 85 40 Formularz kontaktowy » Pomoc techniczna »
Terminarz
dla firm
Terminarz
dla budżetówki
czerwiec 2021
Pn
Wt
Śr
Cz
Pt
So
Nd
22
1
2
3
4
5
6
23
7
8
9
10
11
12
13
24
14
15
16
17
18
19
20
25
21
22
23
24
25
26
27
26
28
29
30
pomoce podatnika

Wydanie dokumentacji w pierwotnej postaci lub jej zniszczenie

Źródło: Dodatek nr 4 do Ubezpieczeń i Prawa Pracy nr 4 (478) z dnia 10.02.2019, Dokumentacja pracownicza po zmianach, strona 12

Pracodawca ma obowiązek wydać dokumentację w postaci pierwotnej (przed zmianą) każdemu obecnemu i byłemu pracownikowi, który zgłosi się po jej odbiór, zgodnie z zawiadomieniem. Musi to także uczynić wobec osoby upoważnionej przez niego oraz członków rodziny pracownika (obecnego i byłego), który zmarł. Dokumentację mogą zatem odebrać, pod warunkiem udokumentowania prawa do tej czynności:

  • dzieci własne, dzieci drugiego małżonka oraz dzieci przysposobione,
     
  • przyjęte na wychowanie i utrzymanie przed osiągnięciem pełnoletności wnuki, rodzeństwo i inne dzieci, z wyłączeniem dzieci przyjętych na wychowanie i utrzymanie w ramach rodziny zastępczej lub rodzinnego domu dziecka,
     
  • małżonek (wdowa i wdowiec),
     
  • rodzice, w tym ojczym i macocha oraz osoby przysposabiające.

Odbiór dokumentacji pracowniczej prowadzonej w postaci papierowej (dokładnie takiej, w jakiej pracodawca ją przechowywał) następuje osobiście i za pokwitowaniem. Tak samo ma być odebrana dokumentacja elektroniczna (uporządkowana w sposób określony w rozdziale 4 rozporządzenia z 2018 r. o przenoszeniu dokumentacji między systemami teleinformatycznymi - więcej na str. 14-15) przekazywana na nośniku danych. Natomiast w razie jej przesyłania za pomocą środków komunikacji elektronicznej konieczne jest jednoznaczne zidentyfikowanie osoby odbierającej oraz uzyskanie potwierdzenia doręczenia. Takie zasady odbioru są zamieszczone w § 16 ust. 3-4 i § 17 rozporządzenia z 2018 r.

Przykład

Załóżmy, że pracodawca poinformuje pracowników o przejściu z elektronicznej na papierową formę dokumentacji pracowniczej. Zawiadomi ich (w tym byłych pracowników) także o możliwości odbioru dokumentacji w dotychczasowej postaci cyfrowej. Przyjmijmy także, że z kilkoma byłymi pracownikami ustali jej przekazanie e-mailem oraz pobranie z ftp (specjalny serwer z dostępem tylko dla upoważnionych osób).

Użycie poczty elektronicznej strony powinny obwarować np. dwoma warunkami, tj. wysłaniem maila pod wskazany przez byłego pracownika adres za potwierdzeniem odbioru (skrzynki mailowe mają taką opcję) oraz uzyskaniem odpowiedzi o ścisłe określonej treści, która jednoznacznie potwierdzi tożsamość odbierającego. Z kolei skorzystanie z ftp-a będzie wymagało nadania loginu i hasła byłemu pracownikowi, upoważniającego do dostępu, a także określenia okresu, w którym dokumentacja zostanie wystawiona na serwerze do ściągnięcia.


Ważne: Gdy dokumentacja w pierwotnej postaci nie zostanie odebrana w wyznaczonym terminie, wówczas pracodawca będzie mógł ją zniszczyć (art. 9410 K.p.).
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN
Szanowny Użytkowniku !
Prosimy o zapoznanie się z poniższymi informacjami oraz wyrażenie dobrowolnej zgody poprzez kliknięcie przycisku "Zgadzam się".
Pamiętaj, że zawsze możesz wycofać zgodę.

Serwis internetowy, z którego Pani/Pan korzysta używa plików cookies w celu:

  • zapewnienia prawidłowego działania serwisów (utrzymania sesji),

  • analizy statystyk ruchu i reklam w serwisach,

  • zbierania i przetwarzania danych osobowych w celu wyświetlenia reklam produktów własnych.

Pliki cookies

Są to pliki instalowane w urządzeniach końcowych osób korzystających z serwisu, w celu administrowania serwisem, dostosowania treści serwisu do preferencji użytkownika, utrzymania sesji użytkownika oraz dla celów statystycznych i targetowania reklamy (dostosowania treści reklamy do indywidualnych potrzeb użytkownika). Informujemy, że istnieje możliwość określenia przez użytkownika serwisu warunków przechowywania lub uzyskiwania dostępu do informacji zawartych w plikach cookies za pomocą ustawień przeglądarki lub konfiguracji usługi. Szczegółowe informacje na ten temat dostępne są u producenta przeglądarki, u dostawcy usługi dostępu do internetu oraz w Polityce prywatności i plików cookies.

Administratorzy

Administratorem Pana/Pani danych osobowych w związku z korzystaniem z serwisu internetowego i jego usług jest Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o. Administratorem danych osobowych w plikach cookies w związku z wyświetleniem analizy statystyk i wyświetlaniem spersonalizowanych reklam są partnerzy Wydawnictwa Podatkowego GOFIN sp. z o.o., Google Inc, Facebook Inc, Gemius S.A.

Jakie ma Pani/Pan prawa w stosunku do swoich danych osobowych?

Wobec swoich danych mają Pan/Pani prawo do żądania dostępu do swoich danych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych, prawo do cofnięcia zgody.

Podstawy prawne przetwarzania Pani/Pana danych osobowych

  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z wykonaniem umowy

    Umowa w naszym przypadku oznacza akceptację regulaminu naszych usług. Jeśli zatem akceptuje Pani/Pan umowę na realizację danej usługi, to możemy przetwarzać Pani/Pana dane w zakresie niezbędnym do realizacji tej umowy.

  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z prawnie uzasadnionym interesem administratora

    Dotyczy sytuacji, gdy przetwarzanie danych jest uzasadnione z uwagi na usprawiedliwione potrzeby administratora, tj. dokonanie pomiarów statystycznych, ulepszania naszych usług, jak również prowadzenie marketingu i promocji własnych usług administratora.

  • Dobrowolna zgoda

    Aby móc wyświetlać spersonalizowane reklamy dopasowane do Pani/Pana zainteresowań w związku z odwiedzaniem niniejszego serwisu internetowego partnerzy Wydawnictwa Podatkowego Gofin sp. z o.o. muszą mieć możliwość przetwarzania Pani/Pana danych. Udzielenie takiej zgody jest całkowicie dobrowolne (nie ma obowiązku jej udzielenia).

Zgoda

W związku z powyższymi wyjaśnieniami prosimy o wyrażenie dobrowolnej zgody na przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych w związku z możliwością wyświetlenia reklam dopasowanych do Pani/Pana zainteresowań poprzez kliknięcie w przycisk „Zgadzam się” lub „Nie teraz” w przypadku braku zgody.