Wydawnictwo Podatkowe
sobota, 15 czerwca 2024 r.
(komplet czasopism on-line)
Ostatnia aktualizacja: 15.06.2024 r., godz. 6:00 Ilość wizyt z ostatnich 30 dni: 115.451 Biuro Obsługi Klienta: tel. 95 720 85 40 Formularz kontaktowy » Pomoc techniczna »
Terminarz
dla firm
Terminarz
dla budżetówki
czerwiec 2024
Pn
Wt
Śr
Cz
Pt
So
Nd
22
1
2
23
3
4
5
6
7
8
9
24
10
11
12
13
14
15
16
25
17
18
19
20
21
22
23
26
24
25
26
27
28
29
30
pomoce podatnika

Szczególne wymogi dotyczące dokumentacji elektronicznej

Źródło: Dodatek nr 4 do Ubezpieczeń i Prawa Pracy nr 4 (478) z dnia 10.02.2019, Dokumentacja pracownicza po zmianach, strona 14 - Spis treści »
Dział: Formy prowadzenia i przechowywania dokumentacji

E-dokumentacja ma być gromadzona i przechowywana w systemie teleinformatycznym, który, zgodnie z § 9-10 ust. 1 rozporządzenia z 2018 r., powinien zapewnić:

  • zabezpieczenie jej przed uszkodzeniem, utratą oraz nieuprawnionym dostępem - ten warunek uznaje się za wykonany, jeżeli są łącznie spełnione trzy warunki: dostęp do e-dokumentacji mają wyłącznie osoby upoważnione, dokumentacja jest chroniona przed przypadkowym lub nieuprawnionym zniszczeniem, a także jej prowadzenie i przechowywanie następuje z wykorzystaniem metod i środków ochrony dokumentacji, których skuteczność w czasie ich zastosowania jest powszechnie uznawana,
     
  • integralność treści dokumentacji i metadanych polegającą na zabezpieczeniu przed wprowadzaniem zmian, z wyjątkiem zmian w ramach ustalonych i udokumentowanych procedur,
     
  • stały dostęp do dokumentacji osobom do tego upoważnionym,
     
  • identyfikację osób mających dostęp do dokumentacji oraz rejestrowanie dokonywanych przez nich zmian w dokumentacji i metadanych,
     
  • skuteczne wyszukiwanie dokumentacji na podstawie metadanych,
     
  • wydawanie, w tym przez eksport w postaci elektronicznej, dokumentacji albo jej części,
     
  • funkcjonalność wydruku dokumentacji.

Zabezpieczenie e-dokumentacji polega w szczególności na systematycznym analizowaniu zagrożeń, opracowaniu i stosowaniu procedur zabezpieczania dokumentacji i systemów ich przetwarzania (w tym procedur dostępu, tworzenia kopii zapasowych oraz przechowywania), wykorzystywaniu środków bezpieczeństwa adekwatnych do zagrożeń, bieżącej kontroli funkcjonowania wszystkich organizacyjnych i techniczno-informatycznych sposobów zabezpieczenia (w tym okresowe ocenianie ich skuteczności), a także przygotowaniu i realizacji planów przechowywania dokumentacji w długim czasie, w tym jej przenoszenia na nowe informatyczne nośniki danych i do nowych formatów danych, jeżeli tego wymaga zapewnienie ciągłości dostępu do dokumentacji (§ 10 ust. 2 rozporządzenia z 2018 r.). Obowiązkiem pracodawcy jest ponadto stosowanie odpowiednich, w odniesieniu do ilości danych i zastosowanej technologii, rozwiązań technicznych zapewniających dostępność, używalność i wiarygodność dokumentacji, co najmniej do upływu okresu przechowywania dokumentacji (§ 12 ust. 1 rozporządzenia z 2018 r.).

Uwaga! W razie konieczności dołączenia do e-dokumentacji dokumentu w postaci papierowej, pracodawca albo osoba przez niego upoważniona sporządza odwzorowanie cyfrowe tego dokumentu, opatruje je e-podpisem lub e-pieczęcią i umieszcza w dokumentacji pracowniczej, w sposób gwarantujący jej czytelność, dostęp i spójność. Następnie zwraca papierowy oryginał pracownikowi w sposób i w terminie wspólnie uzgodnionym, a jeśli nie zostaną one ustalone lub pracownik nie odbierze dokumentu, pracodawca go niszczy, uniemożliwiając odtworzenie treści (§ 11 rozporządzenia z 2018 r.).

Wydawnictwo Podatkowe GOFIN
Szanowny Użytkowniku !
Prosimy o zapoznanie się z poniższymi informacjami oraz wyrażenie dobrowolnej zgody poprzez kliknięcie przycisku "Zgadzam się".
Pamiętaj, że zawsze możesz wycofać zgodę.

Serwis internetowy, z którego Pani/Pan korzysta używa plików cookies w celu:

  • niezbędnego zapewnienia prawidłowego działania Serwisów (utrzymania sesji),
  • realizacji funkcjonalności ułatwiających obsługę Serwisu,
  • dopasowania reklam w serwisach społecznościowych,
  • analizy statystyk ruchu i reklam w Serwisach,
  • zbierania i przetwarzania danych w celu wyświetlenia reklam produktów własnych i klientów reklamowych oraz do śledzenia użytkowników, kliknięć i konwersji wyświetlanych reklam.
Pliki cookies

Są to pliki instalowane w urządzeniach końcowych osób korzystających z Serwisu, w celu administrowania Serwisem, dostosowania treści Serwisu do preferencji użytkownika, utrzymania sesji użytkownika oraz dla celów statystycznych i targetowania reklamy (dostosowania treści reklamy do indywidualnych potrzeb użytkownika). Informujemy, że istnieje możliwość określenia przez użytkownika Serwisu warunków przechowywania lub uzyskiwania dostępu do informacji zawartych w plikach cookies za pomocą ustawień przeglądarki lub konfiguracji usługi. Szczegółowe informacje na ten temat dostępne są u producenta przeglądarki, u dostawcy usługi dostępu do internetu oraz w Polityce prywatności i plików cookies.

Administratorzy

Administratorem Pana/Pani danych osobowych w związku z korzystaniem z Serwisu internetowego i jego usług jest Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o. Administratorem danych osobowych w plikach cookies w związku z wyświetleniem analizy statystyk i wyświetlaniem spersonalizowanych reklam są partnerzy Wydawnictwa Podatkowego GOFIN sp. z o.o., Google Inc, Facebook Inc.

Jakie ma Pani/Pan prawa w stosunku do swoich danych osobowych?

Wobec swoich danych mają Pan/Pani prawo do żądania dostępu do swoich danych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych, prawo do cofnięcia zgody.

Podstawy prawne przetwarzania Pani/Pana danych osobowych
  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z wykonaniem umowy.

    Umowa w naszym przypadku oznacza akceptację regulaminu naszych usług. Jeśli zatem akceptuje Pani/Pan umowę na realizację danej usługi, to możemy przetwarzać Pani/Pana dane w zakresie niezbędnym do realizacji tej umowy.

  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z prawnie uzasadnionym interesem administratora.

    Dotyczy sytuacji, gdy przetwarzanie danych jest uzasadnione z uwagi na usprawiedliwione potrzeby administratora, tj. dokonanie pomiarów statystycznych, ulepszania naszych usług, jak również prowadzenie marketingu i promocji własnych usług administratora.

  • Dobrowolna zgoda.

    Aby móc realizować cele:
    - zapamiętania Pani/Pana decyzji w Serwisach w zakresie korzystania z dostępnych opcjonalnie funkcjonalności,
    - analiz statystyk ruchu i reklam w Serwisach,
    - dopasowania reklam w serwisach społecznościowych,
    - wyświetlania spersonalizowanych reklam produktów własnych i klientów reklamowych oraz do śledzenia użytkowników, kliknięć i konwersji wyświetlanych reklam w związku z odwiedzaniem niniejszego Serwisu internetowego partnerzy Wydawnictwa Podatkowego Gofin sp. z o.o. muszą mieć możliwość przetwarzania Pani/Pana danych.

Potrzebna jest Nam Pani/Pana dobrowolna zgoda na zapisy w plikach cookies w celach realizacji powyższych celów.
W związku z powyższymi wyjaśnieniami prosimy o wyrażenie dobrowolnej zgody na zapisywanie informacji w plikach cookies przez kliknięcie przycisku „Zgadzam się” lub „Nie teraz” w przypadku braku zgody. Istnieje możliwość skorzystania z „ustawień zaawansowanych” plików cookies w celu określenia indywidualnych zgód na zapis wybranych plików cookies realizujących wybrane cele.