Wydawnictwo Podatkowe
piątek, 7 maja 2021 r.
Ostatnia aktualizacja: 7.05.2021 r., godz. 13:20 Ilość wizyt z ostatnich 30 dni: 62.119 Biuro Obsługi Klienta: tel. 95 720 85 40 Formularz kontaktowy » Pomoc techniczna »
Terminarz
dla firm
Terminarz
dla budżetówki
maj 2021
Pn
Wt
Śr
Cz
Pt
So
Nd
17
1
2
18
3
4
5
6
7
8
9
19
10
11
12
13
14
15
16
20
17
18
19
20
21
22
23
21
24
25
26
27
28
29
30
22
31
pomoce podatnika

Zawiadomienie o zmianie formy prowadzenia dokumentacji

Źródło: Dodatek nr 4 do Ubezpieczeń i Prawa Pracy nr 4 (478) z dnia 10.02.2019, Dokumentacja pracownicza po zmianach, strona 11

Z decyzją o zmianie formy prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej wiążą się obowiązki informacyjne. Zgodnie z art. 949 § 1-2 K.p., pracodawca musi poinformować pracowników, że taki proces będzie przeprowadzany oraz że będzie możliwość odebrania dokumentacji w dotychczasowej postaci w ciągu 30 dni od przekazania zawiadomienia w tej sprawie. Obecnym pracownikom dostarcza informację lub zawiadomienie o możliwości odbioru dokumentacji w sposób u niego przyjęty, natomiast do byłych pracowników wysyła zawiadomienie w postaci papierowej albo elektronicznej. W obu przypadkach konieczne jest pokwitowanie odbierającego. W myśl § 15 ust. 2 rozporządzenia z 2018 r., pracodawca dokonuje doręczenia osobiście albo za pośrednictwem operatora pocztowego, osoby upoważnionej lub środków komunikacji elektronicznej, pod warunkiem uzyskania potwierdzenia doręczenia. Jeśli operator nie jest w stanie doręczyć informacji lub zawiadomienia, zostawia wiadomość o możliwości ich odbioru (awizo) w terminie 7 dni, licząc od dnia pozostawienia tej wiadomości w oddawczej skrzynce pocztowej lub, gdy nie jest to możliwe, w drzwiach mieszkania pracownika albo byłego pracownika bądź w widocznym miejscu przy wejściu na posesję adresata. Gdy wiadomość nie wywoła żadnej reakcji adresata, wówczas operator dokonuje powtórnego awizowania, ustalając termin odbioru nie dłuższy niż 14 dni od pozostawienia pierwszego awiza. Pracodawca może uznać przesyłkę za doręczoną z upływem ostatniego dnia tego terminu, a informację albo zawiadomienie włącza odpowiednio do części B albo C akt osobowych pracownika.

Przykład

Pracodawca na początku stycznia 2019 r. zdecydował o zamianie papierowej formy dokumentacji pracowniczej na elektroniczną. Informację o tym fakcie oraz o możliwości odebrania dokumentacji w dotychczasowej postaci wszyscy aktualni pracownicy otrzymali 2 i 3 stycznia - były wręczane, za pokwitowaniem, przez osoby z działu kadr, upoważnione do dokonania tej czynności. W dniu 2 stycznia br. zostały też wysłane za pośrednictwem Poczty Polskiej, za potwierdzeniem odbioru, listy do byłych pracowników z zawiadomieniami o możliwości odebrania dokumentacji w ciągu 30 dni od ich otrzymania. W dwóch przypadkach 3 stycznia listonosz pozostawił w skrzynkach pocztowych adresatów z racji ich nieobecności awiza z informacją o możliwości odebrania listów w ciągu 7 dni (czyli z upływem 10 stycznia 2018 r.) we wskazanej placówce pocztowej. Jedna z tych osób nie odebrała przesyłki w tym terminie, więc listonosz pozostawił drugie awizo 11 stycznia br. ze wskazaniem możliwości jej odbioru z tej samej placówki pocztowej z upływem 18 stycznia br. Przesyłka została zwrócona do pracodawcy z adnotacją o jej nieodebraniu, mimo podwójnego pozostawiania wiadomości. W efekcie pracodawca uznał, że z upływem 18 stycznia br. została doręczona.

Przykład zawiadomienia o zmianie formy prowadzenia dokumentacji pracowniczej i możliwości jej odbioru w poprzedniej postaci

Spatex Sp. z o.o. 
ul. Klonowa 5
05-827 Grodzisk Mazowiecki
Grodzisk Mazowiecki, 2 stycznia 2019 r.
Marek Wybraniec
Specjalista ds. produkcji
w miejscu
Zawiadomienie

1 Na podstawie art. 949 K.p. informuję o:

  • zmianie papierowej formy prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej na elektroniczną z dniem 1 lutego 2019 r.,
     
  • możliwości odbioru dokumentacji pracowniczej w postaci papierowej w terminie 30 dni od dnia przekazania zawiadomienia, tj. do godz. 2400 dnia 1 lutego 2019 r., a w razie konieczności doręczenia za pośrednictwem operatora pocztowego - w terminie 30 dni, liczonych od dnia faktycznego odebrania zawiadomienia lub od upływu ostatniego dnia z 14-dniowego okresu ustalonego przez tego operatora i wskazanego w pozostawionych przez niego dwóch następujących po sobie wiadomościach o możliwości odebrania zawiadomienia.

2. Nieodebranie dokumentacji papierowej w terminach wskazanych w pkt 1 niniejszego zawiadomienia spowoduje jej zniszczenie, zgodnie z art. 9410 K.p.

Prezes ZarząduCzłonek Zarządu
Anna KowalskaAndrzej Nowak
Formy prowadzenia i przechowywania dokumentacji - pozostałe artykuły w dziale

Reguły przechowywania dokumentacji

Dodatek nr 4 do Ubezpieczeń i Prawa Pracy nr 4 (478) z dnia 10.02.2019, strona 13

Szczególne warunki dotyczące dokumentacji papierowej

Dodatek nr 4 do Ubezpieczeń i Prawa Pracy nr 4 (478) z dnia 10.02.2019, strona 13

Szczególne wymogi dotyczące dokumentacji elektronicznej

Dodatek nr 4 do Ubezpieczeń i Prawa Pracy nr 4 (478) z dnia 10.02.2019, strona 13

Przenoszenie e-dokumentacji między systemami

Dodatek nr 4 do Ubezpieczeń i Prawa Pracy nr 4 (478) z dnia 10.02.2019, strona 13

Zasady ogólne dotyczące formy dokumentacji

Dodatek nr 4 do Ubezpieczeń i Prawa Pracy nr 4 (478) z dnia 10.02.2019, strona 9

Zmiana formy dokumentacji

Dodatek nr 4 do Ubezpieczeń i Prawa Pracy nr 4 (478) z dnia 10.02.2019, strona 9

Sporządzenie odwzorowań cyfrowych lub wydruków

Dodatek nr 4 do Ubezpieczeń i Prawa Pracy nr 4 (478) z dnia 10.02.2019, strona 9

Podpisanie i opieczętowanie dokumentów

Dodatek nr 4 do Ubezpieczeń i Prawa Pracy nr 4 (478) z dnia 10.02.2019, strona 9

Zawiadomienie o zmianie formy prowadzenia dokumentacji

Dodatek nr 4 do Ubezpieczeń i Prawa Pracy nr 4 (478) z dnia 10.02.2019, strona 9

Wydanie dokumentacji w pierwotnej postaci lub jej zniszczenie

Dodatek nr 4 do Ubezpieczeń i Prawa Pracy nr 4 (478) z dnia 10.02.2019, strona 9

Wydawnictwo Podatkowe GOFIN
Szanowny Użytkowniku !
Prosimy o zapoznanie się z poniższymi informacjami oraz wyrażenie dobrowolnej zgody poprzez kliknięcie przycisku "Zgadzam się".
Pamiętaj, że zawsze możesz wycofać zgodę.

Serwis internetowy, z którego Pani/Pan korzysta używa plików cookies w celu:

  • zapewnienia prawidłowego działania serwisów (utrzymania sesji),

  • analizy statystyk ruchu i reklam w serwisach,

  • zbierania i przetwarzania danych osobowych w celu wyświetlenia reklam produktów własnych.

Pliki cookies

Są to pliki instalowane w urządzeniach końcowych osób korzystających z serwisu, w celu administrowania serwisem, dostosowania treści serwisu do preferencji użytkownika, utrzymania sesji użytkownika oraz dla celów statystycznych i targetowania reklamy (dostosowania treści reklamy do indywidualnych potrzeb użytkownika). Informujemy, że istnieje możliwość określenia przez użytkownika serwisu warunków przechowywania lub uzyskiwania dostępu do informacji zawartych w plikach cookies za pomocą ustawień przeglądarki lub konfiguracji usługi. Szczegółowe informacje na ten temat dostępne są u producenta przeglądarki, u dostawcy usługi dostępu do internetu oraz w Polityce prywatności i plików cookies.

Administratorzy

Administratorem Pana/Pani danych osobowych w związku z korzystaniem z serwisu internetowego i jego usług jest Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o. Administratorem danych osobowych w plikach cookies w związku z wyświetleniem analizy statystyk i wyświetlaniem spersonalizowanych reklam są partnerzy Wydawnictwa Podatkowego GOFIN sp. z o.o., Google Inc, Facebook Inc, Gemius S.A.

Jakie ma Pani/Pan prawa w stosunku do swoich danych osobowych?

Wobec swoich danych mają Pan/Pani prawo do żądania dostępu do swoich danych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych, prawo do cofnięcia zgody.

Podstawy prawne przetwarzania Pani/Pana danych osobowych

  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z wykonaniem umowy

    Umowa w naszym przypadku oznacza akceptację regulaminu naszych usług. Jeśli zatem akceptuje Pani/Pan umowę na realizację danej usługi, to możemy przetwarzać Pani/Pana dane w zakresie niezbędnym do realizacji tej umowy.

  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z prawnie uzasadnionym interesem administratora

    Dotyczy sytuacji, gdy przetwarzanie danych jest uzasadnione z uwagi na usprawiedliwione potrzeby administratora, tj. dokonanie pomiarów statystycznych, ulepszania naszych usług, jak również prowadzenie marketingu i promocji własnych usług administratora.

  • Dobrowolna zgoda

    Aby móc wyświetlać spersonalizowane reklamy dopasowane do Pani/Pana zainteresowań w związku z odwiedzaniem niniejszego serwisu internetowego partnerzy Wydawnictwa Podatkowego Gofin sp. z o.o. muszą mieć możliwość przetwarzania Pani/Pana danych. Udzielenie takiej zgody jest całkowicie dobrowolne (nie ma obowiązku jej udzielenia).

Zgoda

W związku z powyższymi wyjaśnieniami prosimy o wyrażenie dobrowolnej zgody na przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych w związku z możliwością wyświetlenia reklam dopasowanych do Pani/Pana zainteresowań poprzez kliknięcie w przycisk „Zgadzam się” lub „Nie teraz” w przypadku braku zgody.