Na stronie internetowej Ministerstwa Finansów www.podatki.gov.pl/e-sprawozdania-finansowe/pytania-i-odpowiedzi zamieszczono kolejne odpowiedzi na pytania dotyczące sporządzania i przekazywania sprawozdań finansowych w postaci elektronicznej. Na kolejnych stronach prezentujemy niektóre z nich.

"(...) W jakiej postaci i formacie sporządza się sprawozdanie z działalności jednostki?

W przypadku podmiotów wpisanych do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego sprawozdanie z działalności jednostki sporządza się w postaci elektronicznej oraz opatruje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP. Ustawa o rachunkowości nie określa wymogów co do formy i struktury danych tego sprawozdania, co oznacza, że sprawozdanie z działalności jednostki należy sporządzić w postaci elektronicznej nieustrukturyzowanej (...).

Czy spółka cywilna osób fizycznych (wspólnik spółki cywilnej) ma obowiązek przesłać sprawozdanie finansowe za 2018 r. do Szefa KAS albo do Urzędu Skarbowego?

Spółka cywilna nie jest podatnikiem podatku dochodowego, co oznacza, że w przypadku spółki cywilnej nie istnieje obowiązek przekazania sprawozdania finansowego ani Szefowi KAS, ani naczelnikowi urzędu skarbowego (...).

Do kiedy osoby fizyczne prowadzące księgi rachunkowe muszą przesłać sprawozdanie finansowe do Szefa KAS?

Podatnicy prowadzący księgi rachunkowe obowiązani do sporządzenia sprawozdania finansowego przekazują, za pomocą środków komunikacji elektronicznej, Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej sprawozdanie finansowe w terminie złożenia zeznania w postaci elektronicznej odpowiadającej udostępnianej strukturze logicznej (...).

Czy sprawozdanie finansowe w postaci elektronicznej można podpisać podpisem zaufanym, który jest bezpłatny, czy konieczne jest nabycie kwalifikowanego podpisu elektronicznego?

Sprawozdanie finansowe sporządzone w postaci elektronicznej musi być opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem zaufanym (dotychczas nazywanym podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP) przez osobę, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych i kierownika jednostki, a jeżeli jednostką kieruje organ wieloosobowy – przez wszystkich członków tego organu. Wybór dopuszczalnych metod podpisu pomiędzy kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo podpisem zaufanym zależy od preferencji osób podpisujących sprawozdanie i obie formy traktowane są równorzędnie (...).

Czy jednostki wpisane do KRS muszą wysłać uchwałę zatwierdzającą sprawozdanie finansowe do Urzędu Skarbowego?

Jednostki wpisane do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego, również będące spółkami, a obowiązane do sporządzenia sprawozdania finansowego i będące podatnikami CIT, nie są obowiązane do przekazania do urzędu skarbowego odpisu uchwały zgromadzenia zatwierdzającej sprawozdanie finansowe w terminie określonym w powołanym art. 27 ust. 2 ustawy CIT (...).

Jaką datę należy przyjąć za datę sporządzenia sprawozdania finansowego?

Kierownik jednostki ma zapewnić sporządzenie rocznego sprawozdania finansowego nie później niż w ciągu 3 miesięcy od dnia bilansowego.

Sprawozdanie finansowe podpisuje – podając zarazem datę podpisu – osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych i kierownik jednostki, a jeżeli jednostką kieruje organ wieloosobowy – wszyscy członkowie tego organu.

W strukturze logicznej oraz formacie, określonych dla sprawozdań finansowych i udostępnionych w BIP MF przewidziano, że data sporządzenia sprawozdania finansowego wpisana będzie w odrębnym polu formularza sprawozdania finansowego. Data ta będzie traktowana jako oświadczenie wiedzy, potwierdzające występowanie określonego stanu majątkowego i finansowego na konkretny dzień bilansowy, wg stanu tej wiedzy na dzień sporządzenia sprawozdania finansowego. Równocześnie data ta, w zakresie oświadczenia wiedzy, będzie obowiązywać wszystkie osoby wchodzące w skład organu, będącego kierownikiem jednostki, niezależenie od faktycznego – np. późniejszego – terminu złożenia wymaganego podpisu przez poszczególne, odpowiedzialne osoby.

Analogiczne podejście do daty sporządzenia sprawozdania finansowego będzie obowiązywać w przypadku sprawozdań finansowych dla jednostek, w stosunku do których nie określono struktury logicznej i formatu w BIP MF (tj. dla jednostek niewpisanych do rejestru przedsiębiorców KRS oraz sporządzających sprawozdania finansowe zgodnie z MSR/MSSF).

A zatem, data sporządzenia sprawozdania w sprawozdaniu finansowym w postaci elektronicznej, to data, w jakiej jednostka, tj. w praktyce osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych, ujęła zdarzenia mające wpływ na kształt sprawozdania, znane jednostce w tej właśnie dacie.

Przykład:

główny księgowy podpisał sprawozdanie finansowe spółki w dniu 26 marca 2019 r.

I Wiceprezes podpisał sprawozdanie finansowe spółki w dniu 27 marca 2019 r.

Prezes Zarządu (ostatnia osoba zobowiązana do złożenia podpisu) podpisał sprawozdanie finansowe spółki w dniu 29 marca 2019 r.

Zgodnie z powyższymi danymi sprawozdanie finansowe spółki zostało sporządzone na dzień 26 marca 2019 r. (...).

Jaką wersję podpisu kwalifikowanego wybrać przy podpisywaniu sprawozdań finansowych?

Zgodnie z treścią dokumentacji zamieszczonej na Portalu podatkowym w zakładce e-Sprawozdania finansowe – e-Sprawozdania Finansowe – Opis API v.2.0. (plik pdf, 388 KB) – plik XML sprawozdań finansowych składanych do Szefa KAS z wykorzystaniem interfejsu programistycznego API, a także za pomocą Aplikacji e-Sprawozdania Finansowe należy podpisać podpisem kwalifikowanym polskim albo europejskim zgodnie z algorytmem XAdES Basic Electronic Signature w postaci pliku XML zgodnego ze Projekt CVP schematem http://www.w3.org/2000/09/xmldsig, w skrócie XAdES-BES w wersji Enveloped (podpis jako dodatkowy element ds:Signature w oryginalnym XML) (...).

Czy jednostki niebędące podatnikami podatku dochodowego mają obowiązek wypełniania rozliczenia różnicy pomiędzy podstawą opodatkowania podatkiem dochodowym a wynikiem finansowym (zyskiem, stratą) brutto?

Jednostki niebędące podatnikami podatku dochodowego nie mają obowiązku wypełniania rozliczenia różnicy pomiędzy podstawą opodatkowania podatkiem dochodowym a wynikiem finansowym (zyskiem, stratą) brutto. Jeśli jednostka nie jest zobowiązana do zaprezentowania tych informacji w sprawozdaniu finansowym to w tym elemencie może wskazać wartości 0 (...).

Jak przekazać sprawozdanie finansowe na elektroniczną skrzynkę podawczą urzędu skarbowego?

Jednostka może skorzystać z Elektronicznej Platformy Usług Administracji Publicznej (ePUAP) przekazując do właściwego urzędu skarbowego sprawozdanie finansowe w postaci elektronicznej (podpisany plik xml) z wykorzystaniem e-usługi »Pismo ogólne do Urzędu« (...).

Gdzie znajdę dane elektronicznej skrzynki podawczej urzędu skarbowego?

Dane elektronicznej skrzynki podawczej właściwego urzędu skarbowego można odnaleźć na stronie internetowej urzędu, w zakładce Kontakt (...).

Czy scan dokumentu papierowego (PDF) opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem zaufanym można uznać za sprawozdanie finansowe w postaci elektronicznej nieustrukturyzowanej?

Tak. Scan dokumentu papierowego/plik w formacie PDF opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem zaufanym może stanowić sprawozdanie finansowe w postaci elektronicznej nieustrukturyzowanej (...).

Czy scan sprawozdania finansowego podpisanego w wersji papierowej można uznać za sprawozdanie finansowe sporządzone w postaci elektronicznej nieustrukturyzowanej?

Scan dokumentu podpisanego w wersji papierowej nie będzie odpowiadał wymogom ustawy o rachunkowości w zakresie elektronicznej postaci sprawozdania finansowego. Tak wytworzony dokument nie będzie stanowił sprawozdania finansowego w postacie elektronicznej nieustrukturyzowanej (...).

W jakiej postaci mają obowiązek sporządzać sprawozdania finansowe oddziały (zakłady) »samobilansujące się«?

Sprawozdania finansowe jednostek organizacyjnych sporządzających samodzielne sprawozdania finansowe, które wchodzą w skład jednostki sporządzającej łączne sprawozdanie finansowe, będące sumą sprawozdania finansowego jednostki i wszystkich jej oddziałów (zakładów), muszą być sporządzone w postacie elektronicznej (...).

Jak podpisać sprawozdanie finansowe przy użyciu podpisu zaufanego?

Sprawozdanie finansowe można podpisać podpisem zaufanym (dotychczas nazywanym podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP) korzystając z aplikacji zintegrowanych z Profilem Zaufanym, gdy dana aplikacja umieszcza przycisk przekierowania na Profil w celu podpisania dokumentu np. w aplikacji e-Sprawozdania finansowe.

Jednostki nieposiadające dostępu do aplikacji zintegrowanych z profilem zaufanym mogą skorzystać z bezpłatnej usługi udostępnionej na portalu obywatel.gov.pl – Podpisz dokument elektronicznie – wykorzystaj podpis zaufany. Usługa ta umożliwia podpisywanie dokumentów elektronicznych (także przez wiele osób) za pomocą podpisu zaufanego. Za pomocą usługi możliwe będzie opatrzenie sprawozdania finansowego podpisem zaufanym, jak również sprawdzenie czy dokument został podpisany przez inne osoby oraz czy złożone podpisy są prawidłowe (...)".