Na stronie internetowej Ministerstwa Finansów (www.gov.pl) zamieszczono objaśnienia podatkowe z 16 października 2020 r. pt. "Paragony fiskalne uznane za faktury uproszczone". Objaśnienia te mają na celu przedstawienie zasad uznawania paragonów fiskalnych za tzw. faktury uproszczone oraz ewidencjonowania takich faktur w nowym JPK_VAT (składającym się z ewidencji i deklaracji).

Paragon z NIP nabywcy jako faktura uproszczona – regulacje ustawowe

Zgodnie z przepisami ustawy o VAT w przypadku, gdy kwota należności ogółem nie przekracza kwoty 450 zł (albo 100 euro, jeżeli kwota ta określona jest w euro), faktura może nie zawierać takich danych, jak:

• imię i nazwisko lub nazwa nabywcy towarów lub usług oraz jego adres,
• miara i ilość (liczba) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług,
• cena jednostkowa towaru lub usługi bez kwoty podatku (cena jednostkowa netto),
• wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto),
• stawka podatku,
• suma wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku,
• kwota podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku

– pod warunkiem, że zawiera dane pozwalające określić dla poszczególnych stawek podatku kwotę podatku. Faktura taka musi jednak zawierać numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku (NIP).

Faktura do kwoty 450 zł (100 euro), która zawiera ograniczony katalog danych, nazywana jest fakturą uproszczoną.

Także paragon fiskalny (do kwoty 450 zł/100 euro) może stanowić fakturę uproszczoną pod warunkiem, że paragon ten zawiera NIP nabywcy. Taki paragon (traktowany jak standardowa faktura) uprawnia nabywcę do odliczenia VAT (na zasadach ogólnych), jak również uprawnia do zaliczenia wydatku do kosztów uzyskania przychodów.

Numer faktury w przypadku paragonu uznanego za fakturę uproszczoną

Paragon fiskalny uznany za fakturę uproszczoną musi zawierać podstawowe dane określone w przepisach ustawy o VAT, w tym m.in. "kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę".

W objaśnieniach przywołanych na wstępie MF wskazało, że w przypadku paragonu fiskalnego, to numer tego paragonu jest numerem, który w sposób jednoznaczny go identyfikuje jako fakturę uproszczoną. Jest on umieszczony po łącznej wartości sprzedaży brutto, przed numerem kasy i oznaczeniem kasjera.

Zasady wystawiania faktur do paragonów

Od 1 stycznia 2020 r. zmieniły się zasady wystawiania faktur do paragonów fiskalnych na rzecz podatników. Zgodnie z nowymi regulacjami, w przypadku sprzedaży zaewidencjonowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej, potwierdzonej paragonem fiskalnym, fakturę na rzecz podatnika podatku lub podatku od wartości dodanej wystawia się wyłącznie, jeżeli paragon ten zawiera NIP nabywcy. Jeśli podatnik wystawił fakturę z naruszeniem ww. warunku, organ podatkowy, co do zasady, ustala temu podatnikowi dodatkowe zobowiązanie podatkowe w wysokości odpowiadającej 100% kwoty podatku wykazanego na tej fakturze. Wynika to z art. 106b ust. 5 i 6 ustawy o VAT.

W związku z powyższym, MF wskazało, że już w momencie sprzedaży klient musi zdecydować, czy kupuje jako podatnik, czy jako konsument. Obowiązek zgłoszenia zamiaru otrzymania faktury przed finalizacją zakupów dotyczy jednak wyłącznie sprzedaży na rzecz podatników. Nie zmieniły się bowiem zasady wystawiania faktur w przypadku konsumentów. Na żądanie nabywcy (konsumenta) podatnik jest obowiązany wystawić fakturę, jeżeli żądanie jej wystawienia zostało zgłoszone w terminie 3 miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę bądź otrzymano całość, lub część zapłaty. Jeżeli konsument zgłosi się do sprzedawcy w terminie 3 miesięcy z żądaniem wystawienia faktury na podstawie paragonu fiskalnego, wówczas sprzedawca ma obowiązek wystawić taką fakturę. Paragon wystawiony na rzecz konsumenta nie zawiera jednak NIP nabywcy i faktura również nie będzie zawierała jego NIP.

MF podkreśliło, że w przypadku transakcji sprzedaży zawieranych pomiędzy podmiotami gospodarczymi na kwotę nieprzekraczającą 450 zł (100 euro), sprzedawca ma prawo udokumentowania jej paragonem fiskalnym zawierającym NIP nabywcy, czyli fakturą uproszczoną. Uprawnienia sprzedawcy w tym zakresie nie powinny jednak naruszać uprawnień nabywcy w zakresie prawa do otrzymania od razu standardowej faktury dla takiej transakcji, bez konieczności dokumentowania jej paragonem fiskalnym.

W objaśnieniach wskazano, że w przypadku dokumentowania sprzedaży na kwotę nieprzekraczającą 450 zł (lub 100 euro) paragonem fiskalnym zawierającym NIP nabywcy, który stanowi w istocie fakturę uproszczoną, nie wystawia się z tytułu tej sprzedaży dla nabywcy kolejnej faktury. W takim przypadku sprzedawca musi odmówić kupującemu wystawienia faktury standardowej. Jedna sprzedaż nie może bowiem być dokumentowana dwoma fakturami (fakturą uproszczoną – paragonem z NIP, oraz fakturą standardową). W objaśnieniach czytamy, że:

"(...) Jeżeli nabywca chce otrzymać fakturę standardową dokumentującą sprzedaż na kwotę nieprzekraczającą 450 zł albo 100 euro, wówczas nabywca powinien wyrazić swoje żądanie zanim sprzedawca zafiskalizuje sprzedaż za pomocą kasy rejestrującej(podkreśl. red.). W takim przypadku sprzedawca nie powinien ujmować sprzedaży w kasie rejestrującej, tylko powinien wystawić nabywcy fakturę standardową, według przepisów dotyczących wystawiania faktur. (...)"

Należy podkreślić, że kwestia wystawiania standardowych faktur do paragonów uznawanych za faktury uproszczone była dotychczas różnie wyjaśniana. Początkowo organy podatkowe uznawały, że do takich paragonów podatnik nie powinien już wystawiać dla nabywcy odrębnego dokumentu w postaci faktury standardowej. Takie stanowisko zaprezentował Dyrektor KIS przykładowo w interpretacjach indywidualnych: z 7 kwietnia 2020 r., nr 0114-KDIP1-3.4012.64.2020.1.MT, z 27 kwietnia 2020 r., nr 0114-KDIP1-3.4012.161.2020.1.ISK i z 12 maja 2020 r., nr 0114-KDIP1-3.4012.257.2020.1.ISK. Natomiast w interpretacji indywidualnej z 28 maja 2020 r., nr 0114-KDIP1-3.4012.160.2020.2.ISK (której nie ma już obecnie na stronie www.sip.gov.pl) Dyrektor KIS uznał, że podatnik nie ma obowiązku wystawiania dla kontrahenta (podatnika) "zwykłej" faktury do paragonu uznanego za fakturę uproszczoną, ale może ją wystawić, jeżeli nabywca zwróci paragon fiskalny. W odpowiedzi na pytanie naszego wydawnictwa Ministerstwo Finansów (dalej: MF) wyjaśniło z kolei, że sprzedawca może wystawić "zwykłą" fakturę do paragonu fiskalnego do kwoty 450 zł (lub 100 euro) zawierającego NIP nabywcy, ale tylko i wyłącznie pod warunkiem, że nabywca zwróci mu ten paragon przy kasie, tak żeby faktura uproszczona w postaci paragonu z NIP nie weszła do obrotu prawnego. Nie ma natomiast możliwości, aby nabywca powrócił do sprzedawcy z paragonem z NIP i wymienił go na fakturę, tak jak nie ma procedury anulowania faktury, która weszła do obrotu prawnego. W świetle objaśnień MF należy uznać, że ww. wyjaśnienia dotyczące kwestii wystawiania "zwykłych" faktur do paragonów do 450 zł są już nieaktualne.

Faktury zbiorcze do faktur uproszczonych

MF wskazało, że na podstawie obecnie obowiązujących przepisów brak jest możliwości wystawienia faktur zbiorczych do paragonów fiskalnych stanowiących faktury uproszczone. Skoro paragony te uznane są za faktury, to nie ma możliwości wystawienia do nich faktury zbiorczej (byłaby to faktura do faktury). Faktura zbiorcza może dokumentować sprzedaż towarów lub usług z danego miesiąca, czy innego okresu rozliczeniowego, natomiast nie może dokumentować sprzedaży już zafakturowanej. Na gruncie przepisów ustawy o VAT możliwe jest natomiast wystawianie faktur zbiorczych do paragonów fiskalnych dokumentujących sprzedaż powyżej kwoty 450 zł brutto (100 euro), posiadających NIP nabywcy, gdyż takie paragony fiskalne nie stanowią faktur.

MF przypomniało także, że zgodnie z art. 108 ust. 1 ustawy o VAT, kto wystawi fakturę, w której wykaże kwotę podatku, jest obowiązany do jego zapłaty. W związku z tym poprzez wystawienie faktury zbiorczej do faktur uproszczonych u sprzedawcy powstaje ryzyko zapłaty podwójnego VAT, bowiem wystawi on dwie faktury dokumentujące tę samą transakcję – fakturę uproszczoną i później fakturę zbiorczą obejmującą sprzedaż udokumentowaną fakturą uproszczoną.

Korekta niezamierzonej pomyłki w zakresie NIP

Zgodnie z objaśnieniami, niezamierzony błąd w NIP nabywcy oznacza oczywistą pomyłkę, tj. m.in. brak jednej cyfry, przestawienie cyfr bądź pomyłkę w jednej cyfrze i nie może być utożsamiany z uzupełnieniem brakującego NIP na paragonie fiskalnym, czy zmianą widniejącego na paragonie NIP na NIP innego podatnika.

MF wskazało, że faktura do paragonu fiskalnego na kwotę powyżej 450 zł zawierającego NIP z błędem powinna być wystawiona z takim samym błędnym NIP. Natomiast w przypadku paragonu fiskalnego do kwoty 450 zł zawierającego NIP nabywcy z błędem, nie wystawia się już faktury z błędnym NIP (ten paragon jest bowiem uznawany za fakturę). W obu przypadkach błąd w zakresie NIP można poprawić wystawiając notę korygującą lub fakturę korygującą z prawidłowym NIP (dokonuje tego odpowiednio nabywca lub sprzedawca).

Ponadto, w objaśnieniach wskazano, że do faktur uproszczonych (w tym do paragonów fiskalnych uznanych za faktury uproszczone) mają zastosowanie przepisy dotyczące korekt faktur. Faktury korygujące do paragonów fiskalnych uznanych za faktury uproszczone wystawiane są poza systemem ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących. W celu wypełnienie obowiązku podawania danych zawartych w fakturze, której dotyczy faktura korygująca w zakresie numeru faktury, należy wprowadzić na fakturze korygującej numer paragonu fiskalnego oraz numer unikatowy kasy rejestrującej, z której ten paragon został wystawiony.

MF podkreśliło także, że nie można dokonać korekty w przypadku, gdy na paragonie fiskalnym nie umieszczono NIP nabywcy, ponieważ paragon bez NIP nabywcy nie może być uznany za fakturę uproszczoną i nie mają wtedy zastosowania przepisy dotyczące korekt faktur.

Faktury uproszczone w nowym JPK_VAT

MF przypomniało, że do 31 grudnia 2020 r. paragony fiskalne uznane za faktury uproszczone (wystawione zgodnie z art. 106e ust. 5 pkt 3 ustawy o VAT) nie muszą być wykazywane w nowym JPK_VAT odrębnie. Warunkiem skorzystania z takiego rozwiązania jest to, aby w tym okresie (tj. do końca 2020 r.) wartość sprzedaży bez podatku (netto) oraz wysokość podatku należnego wynikające ze zbiorczych informacji z ewidencji sprzedaży w kasie rejestrującej zostały ujęte w ewidencji w podziale na stawki podatku oraz sprzedaż zwolnioną od podatku. Powyższe wynika z § 11a rozporządzenia Ministra Finansów, Inwestycji i Rozwoju z dnia 15 października 2019 r. w sprawie szczegółowego zakresu danych zawartych w deklaracjach podatkowych i w ewidencji w zakresie podatku od towarów i usług (Dz. U. poz. 1988 ze zm.). Natomiast od 1 stycznia 2021 r. wszyscy podatnicy będą wykazywali w nowym JPK_VAT odrębnie paragony fiskalne uznane za faktury uproszczone.