Sprawozdanie finansowe podpisują osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych, i kierownik jednostki, a jeżeli jednostką kieruje organ wieloosobowy – wszyscy członkowie tego organu albo co najmniej jedna osoba wchodząca w skład tego organu w sposób, o którym mowa w art. 52 ust. 2b ustawy o rachunkowości. Zgodnie z tym przepisem, jeżeli jednostką kieruje organ wieloosobowy, sprawozdanie finansowe może podpisać co najmniej jedna osoba wchodząca w skład tego organu po złożeniu przez pozostałe osoby wchodzące w skład tego organu oświadczeń, że sprawozdanie finansowe spełnia wymagania przewidziane w ustawie o rachunkowości, lub odmów złożenia takich oświadczeń. Oświadczenie, że sprawozdanie finansowe spełnia wymagania przewidziane w ustawie, oraz odmowa złożenia takiego oświadczenia są dołączane do sprawozdania finansowego.
Przepis ten wyznacza kolejność przy podpisywaniu sprawozdania finansowego przez osoby wchodzące w skład wieloosobowego kierownictwa jednostki, w przypadku gdy część z tych osób składa oświadczenia o tym, że sprawozdanie finansowe spełnia wymagania przewidziane w ustawie o rachunkowości lub odmowy złożenia takich oświadczeń. Najpierw trzeba uzyskać te oświadczenia lub odmowy, a potem osoby wchodzące w skład wieloosobowego kierownictwa jednostki, które podpisują sprawozdanie, powinny je podpisać. Stanowisko takie przedstawiliśmy już m.in. w GP nr 50 z 2022 r., na str. 4. Obecnie potwierdziło je Ministerstwo Finansów. Na stronie internetowej resortu www.gov.pl/web/finanse/pytania-i-odpowiedzi-rachunkowosc w dziale Rachunkowość finansowa ukazała się odpowiedź na pytanie: czy sprawozdanie finansowe można najpierw podpisać elektronicznie, a następnie skompletować wymagane oświadczenia? Ministerstwo Finansów zwróciło uwagę, że przedstawiony w art. 52 ust. 2b ustawy o rachunkowości sposób podpisywania sprawozdania finansowego ma charakter modelowy i wymaga wykonania określonych czynności w konkretnej kolejności. Ustawa o rachunkowości w omawianym zakresie nie przewiduje dokonywania zmian. Nie ma więc możliwości, żeby sporządzenie oświadczeń nastąpiło po podpisaniu sprawozdania. Elektroniczny podpis osoby wchodzącej w skład organu wieloosobowego stanowi potwierdzenie, że wszystkie wymagane oświadczenia/odmowy zostały w stosunku do dokumentu sprawozdania finansowego sporządzone.