Na stronie internetowej Ministerstwa Finansów www.podatki.gov.pl/e-sprawozdania-finansowe/pytania-i-odpowiedzi zamieszczono kolejne odpowiedzi na pytania dotyczące sporządzania i przekazywania sprawozdań finansowych w postaci elektronicznej. Poniżej prezentujemy ich treść:

"W jakiej formie po 1 października 2018 r. sporządza sprawozdanie finansowe jednostka niewpisana do rejestru przedsiębiorców KRS np. stowarzyszenie, fundacja?

Takie jednostki sporządzają sprawozdanie finansowe w postaci elektronicznej, nieustrukturyzowanej, oraz opatrują kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem zaufanym, zgodnie z zapisami ustawy o rachunkowości.

Sporządzenie sprawozdania finansowego w postaci elektronicznej nieustrukturyzowanej oznacza, że ma być ono sporządzone w formie pliku, który można zapisać i odczytać za pomocą programu komputerowego, np. w postaci pliku tekstowego, pliku graficznego lub mieszanego, a następnie podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem zaufanym, przez osobę, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych, i kierownika jednostki, a jeżeli jednostką kieruje organ wieloosobowy – przez wszystkich członków tego organu.

W jaki sposób jednostki niewpisane do rejestru przedsiębiorców KRS mają przekazać do urzędu skarbowego sprawozdanie finansowe sporządzone w postaci elektronicznej po 1 października 2018 r.?

Takie jednostki, będące podatnikami CIT, sporządzają sprawozdania finansowe w postaci elektronicznej, nieustrukturyzowanej i składają do właściwego naczelnika urzędu skarbowego, nie do Szefa Krajowej Administracji Skarbowej. Wypełnienie obowiązku może nastąpić poprzez wysłanie sprawozdania finansowego na elektroniczną skrzynkę podawczą organu podatkowego bądź doręczenie do urzędu na informatycznym nośniku danych.

Czy dostępna jest aplikacja do generowania sprawozdań finansowych w postaci elektronicznej?

Ministerstwo Finansów przygotowało bezpłatną aplikację e-Sprawozdania Finansowe dla osób fizycznych – podatników PIT, którzy mają obowiązek składania sprawozdań finansowych Szefowi KAS.

Czy Ministerstwo Finansów udostępnia program umożliwiający wygenerowanie przez jednostki wpisane do rejestru przedsiębiorców KRS sprawozdania finansowego zgodnego z opublikowanymi strukturami logicznymi?

Nie, Ministerstwo Finansów nie udostępnia narzędzia umożliwiającego generowanie ustrukturyzowanych sprawozdań finansowych dla osób prawnych, w tym dla jednostek wpisanych do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego. Ministerstwo Finansów nie ingeruje i nie narzuca jednostkom zobowiązanym do sporządzania sprawozdań finansowych w postaci elektronicznej sposobu ich wytworzenia.

Czy jednostka wpisana do rejestru przedsiębiorców KRS może skorzystać z opublikowanej przez Ministerstwo Finansów aplikacji e-Sprawozdania Finansowe?

Przygotowana aplikacja nie jest przeznaczona do wypełniania obowiązków przez jednostki wpisane do rejestru przedsiębiorców KRS. Aplikacja e-Sprawozdania Finansowe została przygotowana w celu umożliwienia realizacji obowiązku przekazania sprawozdania finansowego Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej i jest przeznaczona wyłącznie dla osób fizycznych – podatników PIT, zobowiązanych do składania sprawozdań finansowych.

Czy jednostka niewpisana do rejestru przedsiębiorców KRS (np. fundacja, stowarzyszenie) będąca podatnikiem CIT może skorzystać z opublikowanej przez Ministerstwo Finansów aplikacji e-Sprawozdania Finansowe?

Przygotowana aplikacja nie jest przeznaczona do wypełniania obowiązków przez jednostki niewpisane do rejestru przedsiębiorców KRS (np. fundacja, stowarzyszenie) będące podatnikiem CIT. Aplikacja e-Sprawozdania Finansowe została przygotowana w celu umożliwienia realizacji obowiązku przekazania sprawozdania finansowego Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej i jest przeznaczona wyłącznie dla osób fizycznych – podatników PIT, zobowiązanych do składania sprawozdań finansowych.

Kto może korzystać z opublikowanej przez Ministerstwo Finansów aplikacji e-Sprawozdania Finansowe?

Aplikacja e-Sprawozdania Finansowe jest przeznaczona wyłącznie dla osób fizycznych – podatników PIT, zobowiązanych do składania sprawozdań finansowych do Szefa KAS.

Czy Ministerstwo Finansów udostępnia program umożliwiający przekonwertowanie sprawozdania finansowego z pliku tekstowego/ graficznego /kalkulacyjnego do XML?

Nie, Ministerstwo Finansów nie udostępnia narzędzia umożliwiającego przekonwertowanie sprawozdania finansowego z pliku tekstowego/ graficznego /kalkulacyjnego do XML.

Czy Ministerstwo Finansów udostępnia przykładowe testowe pliki XML sprawozdań finansowych?

Nie, Ministerstwo Finansów nie udostępnia przykładowych plików testowych XML sprawozdań finansowych.

Jak wykorzystać struktury XSD do stworzenia sprawozdania finansowego?

Pliki z rozszerzeniem XSD (od XML Schema Definition) zawierają definicje i zasady jakimi należy się kierować przy tworzeniu pliku XML (od Extensible Markup Language), co powoduje, iż sprawozdanie finansowe wytworzyć należy jako jeden plik XML, który będzie zgodny z regułami określonymi we właściwej strukturze XSD. Plik sprawozdania finansowego wygenerowany niezgodnie z opublikowanymi strukturami nie uzyska akceptacji systemu teleinformatycznego dedykowanego do obsługi zgłoszeń takich dokumentów.

W jakiej formie sporządzić "Dodatkowe informacje i objaśnienia" w sprawozdaniu finansowym zgodnym ze strukturami logicznymi?

W opublikowanych strukturach logicznych element "Dodatkowe informacje i objaśnienia", z wyjątkiem informacji dotyczącej rozliczenia różnicy pomiędzy podstawą opodatkowania podatkiem dochodowym a wynikiem finansowym, ma postać nieustrukturyzowaną. Oznacza to, że nieustrukturyzowana informacja dodatkowa może zostać dołączona jako element pliku XML sprawozdania finansowego w postaci binarnej, kodowanej w standardzie Base64 (np. jako .doc., .odt, .pdf, .jpg, .xls, .rft) albo może być zaprezentowana jako zawartość elementu o nazwie "Opis".

Czy w udostępnionej strukturze logicznej dla pozycji obejmującej rozliczenie różnicy pomiędzy wynikiem finansowym a podstawą opodatkowania podatkiem dochodowym obowiązek prezentacji dotyczy tylko roku bieżącego, czy również roku poprzedniego?

W opublikowanych strukturach logicznych w pozycji obejmującej rozliczenie różnicy pomiędzy podstawą opodatkowania podatkiem dochodowym a wynikiem finansowym (zyskiem, stratą) brutto w "Dodatkowych informacjach i objaśnieniach" (...), konieczność wypełniania wartości łącznych dotyczy tylko roku bieżącego, za które wypełniane jest sprawozdanie finansowe. Pola dotyczące roku poprzedniego są polami opcjonalnymi, których wypełnienie pozostaje do decyzji jednostki.

Czy w pozycjach dotyczących rozliczenia różnicy pomiędzy wynikiem finansowym a podstawą opodatkowania podatkiem dochodowym obowiązkowo należy wykazywać wartości w rozbiciu na "z zysków kapitałowych" oraz "z innych źródeł przychodów"?

Wypełnienie danych dotyczących poszczególnych pozycji składających się na wyliczenie podstawy opodatkowania podatkiem dochodowym w rozbiciu na dane "z zysków kapitałowych" oraz "z innych źródeł przychodów" nie jest obowiązkowe, lecz pozostawione do wyboru jednostki sporządzającej. Obowiązkowość pól, w tej części sprawozdania finansowego, zastosowano tylko do wartości łącznych roku bieżącego.

Czy spółka jawna której wspólnikami są osoby fizyczne musi wykazywać w informacji dodatkowej do sprawozdania finansowego różnicę pomiędzy podstawą opodatkowania podatkiem dochodowym a wynikiem finansowym?

W rachunku zysków i strat spółki jawnej osób fizycznych nie jest prezentowana kwota podatku dochodowego, zatem wartość wynik finansowy brutto jest równy wartości wyniku finansowego netto. Wynika to z faktu, że spółka jawna osób fizycznych nie jest podatnikiem podatku dochodowego lecz jej wspólnicy, którzy indywidualnie rozliczają się z podatku dochodowego od osób fizycznych. Zatem spółka jawna osób fizycznych nie wykazuje pkt 2.6 dodatkowych informacji i objaśnień (...) - "rozliczenie różnicy pomiędzy podstawą opodatkowania podatkiem dochodowym a wynikiem finansowym (zyskiem, stratą brutto)".

Czy dostępny jest opis poszczególnych pól struktur sprawozdań finansowych, taki jak dla JPK_VAT?

Nie. Opisy poszczególnych pól znajdują się w schemach XSD. Konstrukcja schem i opisy pól nie pozwalają na błędną interpretację.

Którą strukturę wybrać do sporządzenia sprawozdania finansowego?

W celu ułatwienia jednostce wyboru odpowiedniej struktury danych sprawozdania finansowego na stronach Portalu Podatkowego, w zakładce "Pliki do pobrania", zamieszczony został dokument "Informacja o strukturach e-SF.pdf", zawierający szczegółowe informacje o opublikowanych strukturach, ich powiązaniach i zastosowaniu.

Jakie jest przeznaczenie w opublikowanych strukturach pól o nazwie "PozycjaUszczegolowiajaca"?

Opublikowane struktury logiczne sprawozdań finansowych zostały skonstruowane w sposób pozwalający (...), na wykazanie w sprawozdaniu finansowym informacji ze szczegółowością większą niż określona w załącznikach do ustawy, jeżeli wynika to z potrzeb lub specyfiki jednostki. W tym celu w strukturach danych zostały umieszczone elementy o nazwie "jinPozycjaUszczegolowiajaca" i annotation "Informacja uszczegóławiająca, wynikająca z potrzeb lub specyfiki jednostki".

Jak podpisać plik XML sprawozdania finansowego?

Sprawozdanie finansowe sporządzone w postaci elektronicznej (plik XML) musi zostać opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem zaufanym przez osobę, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych i kierownika jednostki, a jeżeli jednostką kieruje organ wieloosobowy – przez wszystkich członków tego organu.

Czy sprawozdanie finansowe w formie elektronicznej musi być zostać podpisane podpisem elektronicznym przez wszystkich członków zarządu, również cudzoziemców?

Sprawozdanie finansowe (...) podpisuje osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych i kierownik jednostki, a jeżeli jednostką kieruje organ wieloosobowy - wszyscy członkowie tego organu. Sprawozdanie finansowe w postaci elektronicznej, stosownie do powyższej regulacji, powinno być podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem zaufanym przez osobę, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych, i kierownika jednostki, a jeżeli jednostką kieruje organ wieloosobowy – przez wszystkich członków tego organu.

Czy sprawozdanie finansowe w postaci elektronicznej może podpisać jeden członek zarządu?

Sprawozdanie finansowe w postaci elektronicznej powinno być podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem zaufanym przez osobę, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych, i kierownika jednostki, a jeżeli jednostką kieruje organ wieloosobowy – przez wszystkich członków tego organu. Złożenie podpisu tylko przez jednego z członków zarządu, w przypadku, gdy zarząd jest wieloosobowy, nie będzie spełniało wymogów ustawy o rachunkowości.

Czy członkowie zarządu mogą upoważnić do podpisania sprawozdania finansowego w postaci elektronicznej jednego członka zarządu?

Nie. Sprawozdanie finansowe w postaci elektronicznej powinno być podpisane przez wszystkich członków organu kierującego jednostką. Nie można upoważnić jednego członka zarządu do podpisania sprawozdania finansowego podpisem elektronicznym.

Czy osoba nieposiadająca PESEL może podpisać sprawozdanie finansowe przy użyciu podpisu zaufanego?

Podpis zaufany to podpis elektroniczny, którego autentyczność i integralność są zapewniane przy użyciu pieczęci elektronicznej ministra właściwego do spraw informatyzacji, zawierający dane identyfikujące osobę, obejmujące: imię (imiona), nazwisko, numer PESEL. Zatem osoba nieposiadająca numeru PESEL nie będzie mogła skorzystać z tej formy podpisu elektronicznego.

Czy sprawozdanie finansowe w postaci elektronicznej może być podpisane za pomocą elektronicznego podpisu kwalifikowanego wydanego w innym kraju UE?

Obowiązujące od 1 października 2018 r. przepisy w zakresie elektronicznej postaci sprawozdań finansowych nie ograniczają możliwości podpisania sprawozdania wyłącznie do kwalifikowanego podpisu elektronicznego wydanego przez polskie centra certyfikacji. Oznacza to, że sprawozdanie finansowe w postaci elektronicznej może zostać podpisane przy użyciu kwalifikowanego podpisu elektronicznego zgodnie z algorytmem XAdES, bez konieczności zaszyfrowania numeru PESEL osoby podpisującej. Kwalifikowany podpis elektroniczny wydany na terenie Unii Europejskiej, jak również w państwie spoza UE, spełniający powyższe założenia będzie ważny do podpisania sprawozdań finansowych (...).

Czy plik sprawozdania finansowego można podpisać certyfikatem niekwalifikowanym?

Nie. Sprawozdanie finansowe nie może zostać podpisane podpisem niekwalifikowanym.

Czy Samodzielny Publiczny Zakład Opieki Zdrowotnej (SPZOZ) jest zobowiązany do składania e-Sprawozdania Finansowego?

Od 1 października 2018 r. każda jednostka prowadząca księgi rachunkowe, w tym również SPZOZ, niewpisana do rejestru przedsiębiorców KRS zobowiązana jest do sporządzania sprawozdania finansowego w postaci elektronicznej nieustrukturyzowanej i opatrzenia go kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem zaufanym przez osobę, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych i kierownika jednostki, a w przypadku gdy jest nim organ wieloosobowy – przez wszystkich członków tego organu.

W jaki sposób przekazać sprawozdanie finansowe w postaci elektronicznej do badania przez biegłego rewidenta?

Ministerstwo Finansów nie ingeruje i nie narzuca jednostkom zobowiązanym do sporządzania sprawozdań finansowych w postaci elektronicznej sposobu przekazania sprawozdania do biegłego rewidenta, w celu przeprowadzenia badania. Zważywszy jednak na elektroniczną postać sporządzonego sprawozdania finansowego przekazanie sprawozdania do badania powinno nastąpić w wykorzystaniem informatycznych nośników danych bądź elektronicznych kanałów komunikacji.

Czy istnieje angielska wersja struktur logicznych sprawozdania finansowego?

Nie, Ministerstwo Finansów udostępniło struktury logiczne sprawozdań finansowych (...) wyłącznie w języku polskim.

Czy osoby podpisujące sprawozdanie finansowe (wszyscy członkowie zarządu) muszą mieć PESEL ujawniony w KRS, aby skutecznie podpisać sprawozdanie?

Sprawozdanie finansowe w postaci elektronicznej opatruje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem zaufanym przez osobę, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych i kierownika jednostki, a jeżeli jednostką kieruje organ wieloosobowy – przez wszystkich członków tego organu. Przepisy ustawy o rachunkowości nie łączą regulacji dotyczących podpisania sprawozdania finansowego z obowiązkiem ujawnienia numeru PESEL, osoby podpisującej sprawozdanie finansowe w Krajowym Rejestrze Sądowym.

Nie można utożsamiać podpisania sprawozdania finansowego (...) ze złożeniem dokumentów we właściwym rejestrze sądowym (...). Złożenie dokumentów (...) następuje przez zgłoszenie za pośrednictwem systemu teleinformatycznego udostępnionego do tego celu przez Ministra Sprawiedliwości (link otwiera nowe okno w innym serwisie), zaś zasady podpisywania zgłoszeń zostały określone w ustawie z dnia 20 sierpnia 1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym oraz wydanych na jej podstawie przepisach wykonawczych.

W jaki sposób należy przekazać sprawozdanie finansowe do Szefa KAS?

Sprawozdanie finansowe w postaci elektronicznej podatnicy PIT obowiązani do sporządzania sprawozdań finansowych mogą przekazać do Szefa KAS za pośrednictwem dedykowanej aplikacji e-Sprawozdania Finansowe, bądź z własnych systemów z wykorzystaniem interfejsu programistycznego API udostępnionego przez Ministerstwo Finansów.

Czy i jak przekazać do Urzędu Skarbowego sprawozdanie finansowe sporządzone przed 1 października 2018 r.?

Sprawozdanie finansowe sporządzone przed 1 października 2018 r. powinno zostać przekazane do naczelnika właściwego urzędu skarbowego na zasadach dotychczasowych, tj. złożone w wersji papierowej w kancelarii urzędu skarbowego lub przesłane na adres urzędu skarbowego.

Czy brak udostępnionej przez Ministerstwo Finansów aplikacji do generowania sprawozdań finansowych przez jednostki wpisane do KRS oznacza, że mogą sporządzić sprawozdanie finansowe w postaci pliku PDF, jako skan sprawozdania?

Od 1 października 2018 r. każde sprawozdanie finansowe musi być sporządzone w postaci elektronicznej oraz opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem zaufanym. Dodatkowo sprawozdania finansowe jednostek wpisanych do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego sporządza się w strukturze logicznej oraz formacie udostępnianych w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie Ministerstwa Finansów. Brak udostępnionej przez Ministerstwo Finansów aplikacji nie zwalnia jednostek wpisanych do rejestru przedsiębiorców KRS z obowiązku sporządzenia sprawozdania finansowego w strukturze logicznej".