Formy i sposoby przekazywania PIT-11 - objaśnienia podatkowe

Na stronie Ministerstwa Finansów (www.gov.pl) opublikowane zostały objaśnienia podatkowe z 27 czerwca 2025 r. pt. "Formy i sposoby przekazywania imiennej informacji PIT-11 przez płatników i inne podmioty zobowiązane do jej sporządzenia". Oto ich treść:

"1. Przyczyna wydania objaśnień i czego one dotyczą

Objaśnienia podatkowe omawiają sposób przekazywania urzędom skarbowym i podatnikom imiennej informacji PIT-11, dalej również "formularz" przez płatników i inne podmioty (niebędące płatnikami), dalej "inne podmioty", zobowiązane do jej sporządzenia.

Formularz PIT-11 o nazwie "Informacja o przychodach z innych źródeł oraz o dochodach i pobranych zaliczkach na podatek dochodowy" jest sporządzany przez:

• płatników – na podstawie art. 35 ust. 6, art. 39 ust. 1, art. 42 ust. 2 pkt 1, art. 42e ust. 6 ustawy PIT,
• inne podmioty – na podstawie art. 42a ust. 1 ustawy PIT.

W ramach działalności Ministerstwa Finansów zidentyfikowano istnienie rozbieżności i wątpliwości podmiotów zobowiązanych do sporządzenia imiennej informacji PIT-11, zarówno co do formy, jak i sposobu jej przekazywania - przede wszystkim podatnikom. Istnienie takich wątpliwości interpretacyjnych może prowadzić do trudności organizacyjnych i finansowych po stronie płatników i innych podmiotów zobowiązanych do sporządzenia imiennej informacji PIT-11.

Przykładem powyższego jest przypadek ujawniony podczas prac zespołu deregulacyjnego "SprawdzaMY Inicjatywa Przedsiębiorcy dla Polski" (obszar: Prawo podatkowe, administracja publiczna, cyfryzacja; nr MF-37-107). W jednej z propozycji zgłoszonych przez stronę społeczną wskazano m.in., że pracodawca ma obowiązek wysyłania imiennej informacji PIT-11 listem poleconym w każdym przypadku, gdy podatnik nie odbierze jej osobiście. Zwrócono uwagę, że obowiązek ten generuje dodatkowe koszty i zwiększa obciążenia administracyjne.

Analiza obowiązujących przepisów ustawy PIT¹ nie potwierdza istnienia takiego bezwzględnego obowiązku.

W związku z powyższym za zasadne uznano wyjaśnienie zasad przekazywania imiennych informacji PIT-11 zarówno do urzędów skarbowych, jak i do podatników. Celowi temu służy wydanie niniejszych objaśnień podatkowych.

2. Forma i sposób przekazania urzędom skarbowym i podatnikom imiennej informacji PIT-11

Formularz PIT-11 jest przesyłany:

• urzędom skarbowym wyłącznie za pomocą środków komunikacji elektronicznej, zgodnie z przepisami Ordynacji podatkowej², tj. za pośrednictwem konta w e-Urzędzie Skarbowym³ albo za pomocą oprogramowania interfejsowego (w tym również usługi Web Service Uniwersalnej Bramki Dokumentów dedykowanej dla wysyłki masowych dokumentów elektronicznych PIT-11) udostępnionego w BIP MF⁴ (serwis podatki.gov.pl) – najpóźniej do końca stycznia roku następującego po roku podatkowym (art. 42g ust. 1 pkt 1 ustawy PIT).

Elektroniczna forma przekazywania formularza PIT-11 urzędom skarbowym jest niezbędna dla realizacji usługi "Twój e–PIT"⁵, która polega na przygotowaniu (na podstawie uzyskanych od płatników i innych podmiotów formularzy podatkowych, w tym PIT-11) przez Krajową Administrację Skarbową (KAS) rocznego zeznania podatkowego. Zeznania te są udostępniane podatnikom 15 lutego roku następującego po roku podatkowym. Elektroniczna forma uzyskiwania danych z formularzy podatkowych (w tym z PIT-11) umożliwia zatem KAS przygotowanie podatnikom, w dwutygodniowym okresie, rocznych zeznań podatkowych.

• podatnikom – najpóźniej do końca lutego roku następującego po roku podatkowym (art. 42g ust. 1 pkt 2 ustawy PIT).

Ustawa PIT nie zawiera regulacji dotyczącej formy i sposobu przekazywania PIT-11 podatnikom. Oznacza to, że w tym zakresie ustawodawca pozostawił płatnikom i innym podmiotom sporządzającym formularz PIT-11 swobodę w wyborze formy i sposobu jego przekazania podatnikom.

W praktyce oznacza to, że PIT-11 może być przekazywany podatnikom zgodnie z zasadami obowiązującymi u danego płatnika, czy innego podmiotu sporządzającego ten formularz. Może to zatem przykładowo nastąpić:

√ przez internetowy system kadrowo-płacowy (np. portal pracowniczy),

√ na adres poczty elektronicznej (np. służbowy e-mail lub inny e-mail wskazany przez podatnika),

√ listem za pośrednictwem poczty,

√ osobiście, np. przez odbiór formularza w siedzibie firmy.

Z uwagi na to, że przesłanie podatnikom PIT-11 stanowi realizację obowiązku określonego w ustawie PIT, to płatnicy i inne podmioty zobowiązane do sporządzenia i przekazania formularza powinni zadbać o udokumentowanie, że wywiązali się z tego obowiązku.

3. Podstawa prawna objaśnień i ich moc ochronna

Objaśnienia podatkowe są wydawane na podstawie art. 14a § 1 pkt 2 Ordynacji podatkowej. Minister finansów wydaje je z urzędu w celu zapewnienia jednolitego stosowania przepisów prawa podatkowego przez organy podatkowe.

Płatnik i inny podmiot inny, który w danym okresie rozliczeniowym podatku dochodowego od osób fizycznych zastosuje się do niniejszych objaśnień, korzysta z ochrony przewidzianej w art. 14k– 14m Ordynacji podatkowej (zgodnie z art. 14n § 4 pkt 1, art. 14p Ordynacji podatkowej).

Wyjątek: Na podstawie art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej, ochrona przewidziana w art. 14k– 14n tej ustawy nie przysługuje, jeśli w wyniku zastosowania się do objaśnień podatkowych uzyskano korzyść podatkową stwierdzoną w decyzji wydanej:

1) z zastosowaniem art. 119a Ordynacji podatkowej;

2) w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy o podatku od towarów i usług⁶;

3) z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści".

¹ Ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2025 r. poz. 163 z późn. zm.), dalej "ustawa PIT".

² Art. 45ba ustawy PIT, w związku z art. 3a i 3b ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2025 r. poz. 111, z późn. zm.), dalej "Ordynacja podatkowa". 

³ Na podstawie § 6 ust. 1 i ust. 2 pkt 3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 21 czerwca 2023 r. w sprawie korzystania z e-Urzędu Skarbowego (Dz. U. poz. 1178, z późn. zm.).

⁴ W Biuletynie Informacji Publicznej na stronie podmiotowej urzędu obsługującego ministra właściwego do spraw finansów publicznych na podstawie § 2 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 19 września 2017 r. w sprawie sposobu przesyłania deklaracji i podań oraz rodzajów podpisu elektronicznego, którymi powinny być opatrzone (Dz. U. z 2025 r. poz. 327).

⁵ Udostępniana na podstawie art. 45cd ustawy PIT. 

⁶ Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2025 r. poz. 775).