Urlop wypoczynkowy jest jednym z podstawowych uprawnień pracowniczych, którego celem jest regeneracja sił psychofizycznych pracownika. Generalnie urlop wypoczynkowy powinien być wykorzystany w ramach tego roku kalendarzowego, za który przysługuje. Jednak Kodeks pracy pozwala na przesunięcie terminu udzielenia zaległego urlopu za dany rok do 30 września roku następnego. Ten graniczny termin udzielenia zaległego urlopu wynika z art. 168 K.p. i dotyczy nie tylko kodeksowego urlopu wypoczynkowego, ale również urlopów przysługujących na mocy przepisów odrębnych, np. urlopu dodatkowego dla pracownika o znacznym lub umiarkowanym stopniu niepełnosprawności. Warto podkreślić, że art. 168 K.p. posługuje się sformułowaniem "należy pracownikowi udzielić" urlopu. Pracodawca nie naruszy więc tego przepisu, jeżeli zaległego urlopu za dany rok udzieli nawet w ostatnim dniu września następnego roku. Wymóg udzielenia zaległego urlopu za dany rok do 30 września roku następnego nie obejmuje natomiast 4 dni urlopu na żądanie.
Zasadniczo ustalenie terminu wykorzystania urlopu wypoczynkowego, w tym zaległego, powinno nastąpić w planie urlopów, a w przypadku gdy u pracodawcy taki plan nie jest sporządzany, w porozumieniu z pracownikiem. Przepisy Kodeksu pracy pozwalają pracodawcy na narzucenie pracownikowi obowiązku wykorzystania urlopu wypoczynkowego tylko w sytuacji określonej w art. 1671 K.p., tj. w razie wypowiedzenia umowy o pracę. W tym czasie pracownik jest zobowiązany wykorzystać urlop, jeżeli pracodawca mu go udzieli.
Poza tym przyjmuje się, że pracodawca ma prawo zażądać od pracownika wykorzystania zaległego urlopu. Na potwierdzenie można tu przywołać wyrok Sądu Najwyższego z dnia 24 stycznia 2006 r., sygn. akt I PK 124/05, z którego wynika, że pracodawca może wysłać pracownika na zaległy urlop nawet bez zgody tego pracownika. Na powyższe orzeczenie powołał się Główny Inspektorat Pracy w piśmie z dnia 14 lipca 2017 r., udostępnionym naszemu Wydawnictwu.