Podstawowym wzorem sprawozdania finansowego dla jednostek innych niż banki, zakłady ubezpieczeń i zakłady reasekuracji jest wzór z załącznika nr 1 do ustawy o rachunkowości. Istnieją także wzory znacznie uproszczone w stosunku do tego podstawowego, zawarte w załączniku nr 4 do ustawy dla jednostek mikro i w załączniku nr 5 do ustawy dla jednostek małych. Aby być jednostką mikro, trzeba spełnić wymogi określone w art. 3 ust. 1a–1b ustawy o rachunkowości, a żeby zostać jednostką małą, należy spełniać warunki wskazane w art. 3 ust. 1c–1d tej ustawy. Wśród warunków, których spełnienie jest niezbędne dla uzyskania statusu jednostki mikro i małej, jest podjęcie decyzji w sprawie przyjęcia uproszczeń dedykowanych dla tych jednostek (wszystkich bądź wybranych) przez organ zatwierdzający.
Organem zatwierdzającym jest, w myśl art. 3 ust. 1 pkt 7 ustawy o rachunkowości, organ, który zgodnie z obowiązującymi jednostkę przepisami prawa, statutem, umową lub na mocy prawa własności jest uprawniony do zatwierdzania sprawozdania finansowego jednostki. W przedsiębiorstwie osoby fizycznej jest to ta osoba, w spółkach cywilnych, jawnych, partnerskich, komandytowych i z o.o. to wspólnicy. Generalnie więc organem zatwierdzającym są właściciele jednostki. Decyzji/uchwały o przyjęciu uproszczeń przy sporządzaniu sprawozdania finansowego nie może podjąć kierownik jednostki (zarząd), choć powinien zapis o dokonaniu takiego wyboru wprowadzić do polityki rachunkowości jednostki.
Ostateczny termin na podjęcie decyzji/uchwały o uproszczeniach w sprawozdawczości dla jednostek mikro lub małych wyznacza dzień sporządzenia sprawozdania. W dacie faktycznego sporządzenia sprawozdania dany podmiot powinien dysponować taką decyzją/uchwałą organu zatwierdzającego. W odniesieniu do sprawozdania finansowego za 2023 r. decyzja/uchwała musi zapaść do terminu sporządzenia tego sprawozdania w 2024 r., na co jest czas maksymalnie do 31 marca 2024 r.
Warto przypomnieć, że treść tego dokumentu może wskazywać, że jest "jednorazowy", tj. wydany na dany rok, lub "warunkowy" – gdy odnosi się do wszystkich sprawozdań finansowych za lata, w których jednostka będzie spełniała warunki dla jednostki odpowiednio mikro lub małej. W tym drugim przypadku uchwała podjęta w poprzednich latach zachowuje ważność do sprawozdania finansowego za 2023 r., jeśli jednostka spełnia warunki dla jednostki mikro lub małej na ten rok.