Nowa wersja struktury JPK_FA - od 1 kwietnia 2022 r.

Wszyscy podatnicy, którzy prowadzą księgi podatkowe i wytwarzają dowody księgowe w formie elektronicznej, mają obowiązek przekazywania struktur JPK na żądanie organów podatkowych. Wezwanie w tym zakresie organ może wystosować w toku czynności sprawdzających, kontroli podatkowej, celno-skarbowej lub postępowania podatkowego. Jedna ze struktur dotyczy faktur, jest to JPK_FA. Należy podkreślić, że struktura JPK_FA obejmuje wyłącznie dane z faktur sprzedaży.

Ministerstwo Finansów (dalej: MF) na swojej stronie internetowej (www.gov.pl) opublikowało nową wersję struktury JPK_FA oraz broszurę informacyjną.

Nowa wersja struktury logicznej jednolitego pliku kontrolnego dla faktur, tj. JPK_FA(4), będzie obowiązywała od 1 kwietnia 2022 r.

MF podkreśliło, że rodzaje faktur raportowanych w strukturze JPK_FA(4) określają przepisy ustawy o VAT, zawarte w art. 106a-106q. Są to m.in. faktury, faktury korygujące, faktury dokumentujące otrzymanie zapłaty, a także faktury wystawione na podstawie rozporządzenia w sprawie wystawiania faktur. W strukturze tej nie są natomiast raportowane faktury VAT RR (podlegają one raportowaniu według struktury JPK_FA_RR), czy inne dowody sprzedaży określone w ustawie z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2021 r. poz. 1540 ze zm.).

Warto wspomnieć również, że struktura JPK_FA (oprócz węzłów technicznych i kontrolnych) posiada trzy podstawowe węzły zawierające dane z wystawionych faktur, tj.:

• węzeł "Faktura" – zawiera podstawowe dane z faktury (np. numer faktury, dane wystawcy i nabywcy, datę wystawienia, kwoty netto oraz podatku VAT według stawek), informacje o walucie, w której wystawiona jest dana faktura oraz pozostałe informacje dotyczące szczególnych typów transakcji udokumentowanych daną fakturą (określone w art. 106e ust. 1 pkt 16-24 ustawy o VAT, tj. stosowanie metody kasowej, samofakturowania, MPP czy odwrotnego obciążenia),
• węzeł "FakturaWiersz" – zawiera numer faktury (pozwala to na połączenie danej faktury z węzłem "Faktura") oraz dane o dostarczonych produktach lub świadczonych usługach (w tym ich ilość/zakres, cena jednostkowa i wartość),
• węzeł "Zamowienie" – zawiera dane o zamówieniach/umowach, w tym ich wartościach całkowitych oraz przedmiocie (ilość/zakres, cena jednostkowa i wartość), do których zostały wystawione faktury zaliczkowe ujęte w danej strukturze JPK_FA.

Zmiany wprowadzone w strukturze JPK_FA

W broszurze informacyjnej MF wskazano, że w strukturze JPK_FA(4) dokonano kilku istotnych zmian w stosunku do struktury JPK_FA(3), w szczególności:

1) wprowadzono zaktualizowany słownik kodów krajów członkowskich UE, w tym kodu dla obszaru Irlandii Północnej oraz pozostawiono kod GB dla Wielkiej Brytanii,

2) wprowadzono zaktualizowany słownik kodów walut,

3) usunięto stare słowniki kodów krajów UE oraz kodów walut – usunięto odniesienie do schematu KodyCechKrajow_v3-0E.xsd,

4) wprowadzono nowy kodSystemowy: JPK_FA(4),

5) wprowadzono nowy wariant formularza: 4,

6) rozszerzono węzeł danych identyfikacyjnych TIdentyfikatorOsobyNiefizycznej1 o numery identyfikacyjne dla celów OSS i IOSS (EUPLVATID i IMPLVATID),

7) dodano nowy element TProcentowy – dla celów raportowania stawek OSS i IOSS,

8) zaktualizowano opisy niektórych węzłów lub elementów.

Odpowiedzi MF na pytania dotyczące JPK_FA(4)

We wspomnianej broszurze informacyjnej MF odpowiedziało na pytania dotyczące struktury JPK_FA(4). Z udzielonych odpowiedzi wynika, że od 1 kwietnia 2022 r. także faktury wystawione przed tą datą będą raportowane według wersji struktury JPK_FA(4).

Ponadto MF wyjaśniło, w jakich przypadkach w pliku JPK_FA(4) należy wypełniać pola "EUPLVATID", "IMPLVATID" zamiast NIP. Z odpowiedzi wynika, że pola te dotyczą podatników sporządzających JPK_FA(4), którzy nie mają nadanego NIP i zarejestrowani są w Polsce w związku z opodatkowaniem VAT w ramach procedur szczególnych. W polu "EUPLVATID" podawany jest numer identyfikacyjny VAT podatnika nadany w Polsce dla celów procedury OSS nieunijnej (w formacie EU616xxxxxx), natomiast w polu "IMPLVATID" podawany jest numer identyfikacyjny VAT podatnika w procedurze importu, nadany w Polsce zgodnie z art. 138e ust. 7 pkt 1 i 2 ustawy o VAT (w formacie IM616xxxxxxx).

MF wyjaśniło także, w jaki sposób należy prezentować w pliku JPK_FA(4) faktury dotyczące sprzedaży w ramach procedur szczególnych OSS/IOSS zawierające podatek od wartości dodanej należny w innym państwie członkowskim UE. MF wskazało mianowicie, że w sekcji "FakturaWiersz" stawkę podatku od wartości dodanej innego państwa członkowskiego UE należy podawać w polu P_12_XII. Pole to przyjmuje dowolną stawkę. W sekcji "Faktura" sumę netto sprzedaży opodatkowanej w innym kraju UE należy prezentować w polu P_13_5, natomiast podatek od wartości dodanej należny w innym państwie członkowskim UE w polu P_14_5.

Odpowiadając z kolei na pytanie, w jaki sposób należy prezentować w JPK_FA(4) faktury wystawione w procedurze MOSS w okresie od stycznia 2019 r. do czerwca 2021 r.,
MF wyjaśniło, że:

"(...) Faktury dokumentujące czynności rozliczane w procedurach szczególnych MOSS należy prezentować na analogicznych zasadach, jak faktury dokumentujące czynności rozliczane w procedurach szczególnych OSS".

Warto także przywołać odpowiedzi na inne pytania dotyczące JPK_FA, które MF zaprezentowało już w ramach broszury JPK_FA(3). Należy bowiem uznać, że trzeba się nimi nadal kierować, skoro powtórzono je odnosząc się do nowej wersji JPK_FA(4). Z odpowiedzi tych wynika m.in., że:

• jeśli faktury wystawiane są za pomocą programu komputerowego, w tym również za pomocą arkusza kalkulacyjnego, powinien on również wytwarzać plik JPK_FA; jeśli program nie ma takiej funkcji, powinien zostać zaktualizowany; należy jednak zaznaczyć, że nie wprowadzono obowiązku wystawiania faktur za pomocą programów komputerowych,
• w przypadku funkcjonowania odrębnych systemów informatycznych do generowania faktur można przygotować i przekazać pliki JPK_FA osobno z każdego systemu,
• organ podatkowy może żądać przekazania pliku JPK_FA, co do zasady, wg zakresu kontroli, postępowania podatkowego lub czynności sprawdzających oraz kryteriów dostępnych w systemie fakturującym (np. według daty wystawienia, sprzedaży, obowiązku VAT, waluty czy kontrahenta); okres, którego ma dotyczyć plik również jest uzależniony od okresu objętego kontrolą, postępowaniem podatkowym lub czynnościami sprawdzającymi,
• plik JPK_FA nie musi się uzgadniać z deklaracją VAT, natomiast faktury, które są zawarte w pliku powinny znaleźć odzwierciedlenie w zapisach ksiąg podatkowych i ewidencji,
• w pliku JPK_FA raportowane są wyłącznie faktury sprzedaży podatnika, do którego zostało skierowane żądanie przekazania tych faktur; faktury wystawione za pomocą programów komputerowych w imieniu innego podatnika VAT (tzw. "samofakturowanie") powinny być dostępne i przekazane w formie pliku JPK_ FA temu podatnikowi, jeśli organ podatkowy zwróci się do niego z żądaniem dostarczenia jego faktur sprzedaży.