Wydawnictwo Podatkowe
piątek, 25 czerwca 2021 r.
Ostatnia aktualizacja: 25.06.2021 r., godz. 7:00 Ilość wizyt z ostatnich 30 dni: 118.726 Biuro Obsługi Klienta: tel. 95 720 85 40 Formularz kontaktowy » Pomoc techniczna »
30 czerwca 2021 r. (środa) mija ostateczny termin złożenia do US zeznań: CIT-8 i CIT-8AB, jeżeli rok podatkowy podatnika zakończył się w okresie od 1 grudnia 2020 r. do 28 lutego 2021 r.
Terminarz
dla firm
Terminarz
dla budżetówki
czerwiec 2021
Pn
Wt
Śr
Cz
Pt
So
Nd
22
1
2
3
4
5
6
23
7
8
9
10
11
12
13
24
14
15
16
17
18
19
20
25
21
22
23
24
25
26
27
26
28
29
30
pomoce podatnika

Transakcje dokonywane kartą płatniczą

Źródło: Zeszyty Metodyczne Rachunkowości nr 9 (537) z dnia 1.05.2021, strona 20

1. Zakupy na potrzeby prowadzonej działalności, opłacone firmowymi kartami płatniczymi

W prowadzonej działalności gospodarczej jednostki często używają firmowych kart płatniczych w celu bezgotówkowego regulowania zobowiązań, np. za nabywane towary, materiały i usługi, z tytułu delegacji służbowych, czy dokonywania wypłat gotówki z bankomatu. W świetle art. 2 pkt 15a ustawy z dnia 19 sierpnia 2011 r. o usługach płatniczych (Dz. U. z 2020 r. poz. 794 ze zm.), karta płatnicza to karta, która uprawnia do wypłaty gotówki lub umożliwia złożenie zlecenia płatniczego za pośrednictwem akceptanta lub agenta rozliczeniowego, akceptowana przez akceptanta w celu otrzymania przez niego należnych mu środków. Zapłata kartą płatniczą w praktyce oznacza dokonanie płatności za pośrednictwem rachunku płatniczego.

KIS
Przypominamy, iż organy podatkowe przyjmują generalnie, że zachowany jest wymóg dokonywania płatności bezgotówkowo, jeżeli płatności odbywają się za pomocą instrumentów płatniczych związanych z firmowymi rachunkami płatniczymi. Stanowisko to odnosi się również do płatności przy użyciu karty płatniczej (por. interpretację indywidualną Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 7 maja 2019 r., nr 0115-KDIT3.4011.139.2019.1.WM).

Ewidencja księgowa operacji dokonywanych za pośrednictwem firmowych kart płatniczych odbywa się najczęściej na kontach rozrachunkowych, tj. na koncie 24 "Pozostałe rozrachunki" lub na koncie 23-4 "Pozostałe rozrachunki z pracownikami". Jeżeli kartami płatniczymi posługują się różne osoby, np. właściciele lub pracownicy, to wskazane jest wyodrębnienie w ramach konta 24 i 23-4 kont analitycznych, dotyczących osób korzystających z kart. Pozwoli to na ustalenie salda rozliczeń z każdym z użytkowników kart.

Operacje gospodarcze, za które zapłata następuje za pomocą firmowych kart płatniczych, ujmowane są w księgach rachunkowych na zasadach ogólnych. Oznacza to, że wartość brutto danej transakcji może zostać zaewidencjonowana na koncie 21 "Rozrachunki z dostawcami" (zapisem: Wn konto 30 "Rozliczenie zakupu", Ma konto 21). Zobowiązania opłacone firmową kartą płatniczą traktuje się, co do zasady, jako uregulowane w dniu zakupu, w związku z tym konto 21 nie powinno wykazywać salda. Wskazane jest więc wartość brutto faktury, ujętą na koncie 21, przeksięgować na konto 24 lub 23-4, na którym ujmuje się operacje dokonywane za pomocą kart płatniczych (zapisem: Wn konto 21, Ma konto 24 lub 23-4). Saldo Ma na kontach 24 i 23-4 pozostawać będzie do momentu jego rozliczenia na podstawie wyciągu bankowego potwierdzającego obciążenie rachunku bankowego płatnościami dokonanymi przy użyciu karty płatniczej.

Rozliczanie płatności przy użyciu firmowych kart płatniczych może odbywać się również z pominięciem konta 21. Dotyczy to jednak drobnych, nieistotnych zakupów rozliczanych bezpośrednio w koszty. Decyzję w sprawie ewidencjonowania wartości brutto zobowiązania uregulowanego firmową kartą płatniczą jednostka podejmuje we własnym zakresie. Jeżeli zdecyduje, że wartość brutto zobowiązania będzie ujmowała z pominięciem konta 21, to wartość brutto faktury zaksięguje zapisem po stronie Wn konta 30, w korespondencji ze stroną Ma konta 24 lub 23-4.

W przypadku nierozliczonego na dzień bilansowy salda Ma figurującego na koncie 24 lub 23-4 jednostka może zaprezentować je w pasywach bilansu sporządzanego według załącznika nr 1 do ustawy o rachunkowości w pozycji B.III.3 lit. i) "Zobowiązania krótkoterminowe wobec pozostałych jednostek - inne".

Korzystanie z firmowych kart płatniczych wiąże się z ponoszeniem przez jednostkę kosztów dotyczących m.in. opłat za ich wydanie czy prowizji za płatności dokonywane przy ich użyciu. Wydatki te odnosi się w ciężar kosztów podstawowej działalności operacyjnej na konta zespołu 4 lub 5 (np. na konto 40-2 "Usługi obce" lub 55 "Koszty zarządu").

Przykład

I. Założenia:

  1. Wspólnik spółki jawnej "Alfa" oraz jeden z jej pracowników zakupili materiały na potrzeby działalności spółki, za które zapłacili firmowymi kartami płatniczymi. Faktura za zakupy dokonane przez wspólnika opiewała na kwotę: 369 zł (w tym VAT: 69 zł), a faktura za zakupy dokonane przez pracownika - na kwotę: 492 zł (w tym VAT: 92 zł).
  2. W spółce rozliczenie transakcji dokonywanych kartą płatniczą przez wspólników odbywa się za pośrednictwem konta 24 "Pozostałe rozrachunki", a rozliczenie transakcji dokonywanych kartą płatniczą przez pracowników odbywa się za pośrednictwem konta 23-4 "Pozostałe rozrachunki z pracownikami".
  3. Spółka ewidencjonuje koszty działalności operacyjnej na kontach zespołu 4 i 5.

II. Dekretacja:

Opis operacji Kwota Konto
Wn Ma
1. FZ - faktura za zakupy dokonane przez wspólnika:      
   a) wartość brutto 369 zł 30 21
   b) VAT podlegający odliczeniu 69 zł 22-1 30
   c) wartość netto 300 zł 40-1 30
       oraz równolegle 300 zł 55 49
   d) obciążenie wspólnika kwotą transakcji dokonanej za pomocą karty płatniczej
        i jednocześnie rozliczenie zobowiązania
369 zł 21 24
2. WB - obciążenie rachunku bankowego spółki zapłatą dokonaną kartą płatniczą 369 zł 24 13-0
3. FZ - faktura za zakupy dokonane przez pracownika:      
   a) wartość brutto 492 zł 30 21
   b) VAT podlegający odliczeniu 92 zł 22-1 30
   c) wartość netto 400 zł 40-1 30
      oraz równolegle 400 zł 55 49
   d) obciążenie pracownika kwotą transakcji dokonanej za pomocą karty płatniczej
        i jednoczesne rozliczenie zobowiązania
492 zł 21 23-4
4. WB - obciążenie rachunku bankowego spółki zapłatą dokonaną kartą płatniczą 492 zł23-413-0

III. Księgowania:

Zakupy na potrzeby prowadzonej działalności, opłacone firmowymi kartami płatniczymi

Warto dodać, iż rozliczanie transakcji dokonywanych za pomocą kart płatniczych może odbywać się również za pośrednictwem konta 13-9 "Środki pieniężne w drodze".

2. Zapłata kartą płatniczą w obcej walucie z rachunku złotówkowego

Zapłata kartą płatniczą w obcej walucie ma miejsce w przypadku zagranicznych podróży służbowych odbywanych przez pracowników lub właścicieli. Osoby te opłacają za pomocą firmowych kart płatniczych wydatki ponoszone w podróży służbowej, np. za noclegi. W księgach rachunkowych koszty dotyczące podróży służbowych pracowników, czy właścicieli ewidencjonowane są po przedłożeniu dokumentów dotyczących poniesionych wydatków (np. faktur, rachunków). Przed wprowadzeniem tych kosztów do ksiąg rachunkowych należy przeliczyć je na złotówki.

Ustawa o rachunkowości nie reguluje wprost zasad wyceny kosztów zagranicznych podróży służbowych wyrażonych w walutach obcych. Z art. 30 ust. 2 ustawy o rachunkowości wynika jedynie, że wyrażone w walutach obcych operacje gospodarcze ujmuje się w księgach rachunkowych na dzień ich przeprowadzenia - o ile odrębne przepisy dotyczące środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej i innych krajów Europejskiego Obszaru Gospodarczego oraz środków niepodlegających zwrotowi, pochodzących ze źródeł zagranicznych nie stanowią inaczej - odpowiednio po kursie:

1) faktycznie zastosowanym w tym dniu, wynikającym z charakteru operacji - w przypadku sprzedaży lub kupna walut oraz zapłaty należności lub zobowiązań;

2) średnim ogłoszonym dla danej waluty przez NBP z dnia poprzedzającego ten dzień - w przypadku zapłaty należności lub zobowiązań, jeżeli nie jest zasadne zastosowanie kursu, o którym mowa w pkt 1, a także w przypadku pozostałych operacji.

Z prośbą o wyjaśnienie omawianej kwestii zwróciliśmy się do Ministerstwa Finansów. Z odpowiedzi resortu finansów z 16 sierpnia 2017 r. oraz 1 września 2017 r., uzyskanych przez nasze Wydawnictwo wynika, że:

1) jeżeli pracodawca zapewnia wszelkie świadczenia związane z podróżą służbową pracownika i faktury dokumentujące poniesienie wydatków wystawione są na pracodawcę - wydatki związane z delegacją powinny być ujmowane w kosztach uzyskania przychodów na podstawie faktur, a wartości z nich wynikające przeliczane według kursu średniego NBP z dnia poprzedzającego dzień wystawienia faktury,

    • w przypadku gdy pracodawca nie zapewnia świadczeń związanych z podróżą służbową, lecz dokonuje zwrotu wydatków poniesionych przez pracownika na podstawie przedłożonych dokumentów wystawionych na pracownika - wydatki związane z delegacją powinny być ujmowane w kosztach na podstawie rozliczenia delegacji, a właściwym kursem do przeliczenia ww. kosztów jest kurs średni NBP z dnia poprzedzającego dzień rozliczenia delegacji; według wymienionego kursu powinny być także przeliczane wydatki nieudokumentowane (diety, ryczałty),
    • wydatki ponoszone przez pracowników w trakcie podróży służbowych, udokumentowane dowodami niezawierającymi danych nabywcy (jak np. paragonami za przejazdy autostradami, taksówkami), powinny zostać dołączone do dokumentu rozliczenia delegacji oraz przeliczone według kursu średniego NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień jej rozliczenia.

Zasady przeliczania kosztów zagranicznej podróży służbowej

Sposób udokumentowania Podstawa ujęcia w księgach rachunkowych Kurs waluty, po którym przelicza się koszt
Faktura wystawiona na pracodawcę (pracodawca zapewnia wszelkie świadczenia związane z podróżą służbową pracownika) Faktura Średni NBP z dnia poprzedzającego dzień wystawienia faktury
Dokumenty (faktury, rachunki) wystawione na pracownika (pracodawca nie zapewnia świadczeń związanych z podróżą służbową) Dokument rozliczenia delegacji Średni NBP z dnia poprzedzającego dzień rozliczenia delegacji
Dowody niezawierające danych nabywcy (jak np. paragony za przejazdy autostradami, taksówkami) Dokument rozliczenia delegacji Średni NBP z dnia poprzedzającego dzień rozliczenia delegacji
Wydatki nieudokumentowane (diety, ryczałty) Dokument rozliczenia delegacji Średni NBP z dnia poprzedzającego dzień rozliczenia delegacji

W sytuacji gdy ww. koszty opłacono za pomocą firmowej karty płatniczej z rachunku walutowego, zapłatę należy przeliczyć na złote po średnim kursie NBP z dnia poprzedzającego dzień zapłaty zobowiązania (nie dochodzi tu do wymiany waluty). Jeśli natomiast zapłaty dokonano z rachunku złotówkowego, to przeliczenia dokona bank po kursie sprzedaży (kurs faktycznie zastosowany). W takim przypadku przyjmuje się także, że zobowiązanie zostało uregulowane w walucie obcej, mimo że środki pieniężne wypłynęły z rachunku złotówkowego.

Z uwagi na to, że do wyceny kosztów podróży służbowych wyrażonych w walucie obcej oraz do przeliczenia płatności kartą płatniczą zastosowanie mają różne kursy walut, powstaną różnice kursowe, które na mocy art. 30 ust. 4 ustawy o rachunkowości, zalicza się do przychodów lub kosztów finansowych.

Przykład

I. Założenia:

  1. W lutym 2021 r. pracownik spółki "Beta" odbył zagraniczną podróż służbową, a za poniesione w trakcie podróży wydatki zapłacił firmową kartą płatniczą z rachunku złotówkowego spółki.
  2. Koszty podróży służbowej wyniosły łącznie: 500 EUR (w tym 400 EUR - to koszty noclegu opłacone kartą płatniczą, udokumentowane fakturą wystawioną na spółkę 18 lutego 2021 r. oraz 100 EUR - to dieta).
  3. Koszty noclegu przeliczono po kursie średnim NBP z dnia poprzedzającego dzień wystawienia faktury, tj. z 17 lutego 2021 r., który wynosił: 4,4998 zł/EUR.
  4. Rozliczenia delegacji dokonano 24 lutego 2021 r. Kwotę diety przeliczono na złote po średnim kursie NBP z dnia poprzedzającego dzień złożenia przez pracownika rozliczenia delegacji, tj. z 23 lutego 2021 r., który wynosił: 4,5093 zł/EUR.
  5. Spółka "Beta" otrzymała z banku wyciąg, z którego wynika, że kwotę: 400 EUR bank przeliczył po kursie sprzedaży wynoszącym: 4,5400 zł/EUR. W tej sytuacji powstały różnice kursowe w wysokości: 400 EUR × (4,5400 zł/EUR - 4,4998 zł/EUR) = 16,08 zł (ujemna różnica kursowa).
  6. W spółce rozliczenie transakcji dokonywanych firmową kartą płatniczą przez pracowników odbywa się za pośrednictwem konta 23-4 "Pozostałe rozrachunki z pracownikami". Wydatki dotyczące podróży służbowych spółka ujmuje na koncie 40-9 "Pozostałe koszty rodzajowe".
  7. Spółka ewidencjonuje koszty działalności operacyjnej na kontach zespołu 4.

II. Dekretacja:

Opis operacji Kwota Konto
Wn Ma
1. FZ - koszty noclegu opłacone kartą: 400 EUR × 4,4998 zł/EUR =  1.799,92 zł40-923-4
2. Dokument rozliczenia delegacji - kwota diety: 100 EUR × 4,5093 zł/EUR =  450,93 zł 40-9 23-4
3. WB - wypłata z tytułu rozliczenia kosztów podróży 450,93 zł 23-4 13-0
4. WB - rozliczenie przez bank transakcji płatnych kartą:
400 EUR × 4,54 zł/EUR =
1.816,00 zł 23-4 13-0
5. PK - rozliczenie ujemnych różnic kursowych:
400 EUR × (4,54 zł/EUR - 4,4998 zł/EUR) =
16,08 zł 75-1 23-4

III. Księgowania:

Zapłata kartą płatniczą w obcej walucie z rachunku złotówkowego

3. Wypłata gotówki z bankomatu na przełomie roku

Wypłatę gotówki z bankomatu można ewidencjonować na koncie 13-9 "Środki pieniężne w drodze", ponieważ moment podjęcia gotówki z rachunku bieżącego przy użyciu karty płatniczej nie jest tożsamy z momentem obciążenia rachunku wypłacaną kwotą. Zwykle faktyczny wypływ gotówki następuje później niż data zrealizowania wypłaty gotówkowej. Przyjęcie do kasy jednostki środków pieniężnych pobranych z bankomatu można zaksięgować na podstawie wystawionego przez kasjera dowodu "KP - Kasa przyjmie". Ewidencja księgowa przyjęcia do kasy środków pieniężnych pobranych z bankomatu może zatem odbywać się zapisem po stronie Wn konta 10 "Kasa", w korespondencji ze stroną Ma konta 13-9. Natomiast obciążenie rachunku kwotą gotówki pobranej z bankomatu można ująć zapisem po stronie Wn konta 13-9, w korespondencji ze stroną Ma konta 13-0. Jeżeli gotówka wypłacona została z bankomatu na przełomie roku i do dnia bilansowego nie obciążono rachunku bankowego kwotą wypłaty, to saldo Ma konta 13-9 wykazuje się w aktywach bilansu sporządzonego według załącznika nr 1 do ustawy o rachunkowości, jako zmniejszenie stanu środków pieniężnych, w pozycji B.III.1 lit. c) "Krótkoterminowe aktywa finansowe - inne środki pieniężne" - jeżeli ogólne saldo innych środków pieniężnych będzie dodatnie. Natomiast saldo kredytowe innych środków pieniężnych wykazuje się w pasywach bilansu w pozycji B.III.3 lit. i), jako inne zobowiązania krótkoterminowe.

Przykład

I. Założenia:

  1. Pracownik spółki "Gamma" 31 grudnia 2020 r. wypłacił z bankomatu kwotę: 2.500 zł i wpłacił ją do kasy jednostki.
  2. Bank obciążył rachunek bankowy kwotą pobranej gotówki 4 stycznia 2021 r.
  3. Jednostka ewidencjonuje wypłaty z bankomatu na koncie 13-9 "Środki pieniężne w drodze". Na dzień bilansowy 31 grudnia 2020 r. na koncie 13-9 widniało saldo Ma w wysokości: 2.500 zł.

II. Dekretacja:

Opis operacji Kwota Konto
Wn Ma
A. Zapisy w księgach grudnia 2020 r.
1. KP - przyjęcie do kasy gotówki wypłaconej z bankomatu 2.500 zł 10 13-9
B. Zapisy w księgach stycznia 2021 r.
2. WB - obciążenie rachunku bankowego kwotą pobranej gotówki 2.500 zł 13-9 13-0

III. Księgowania:

A. Zapisy w księgach grudnia 2020 r.

Wypłata gotówki z bankomatu na przełomie roku

B. Zapisy w księgach stycznia 2021 r.

Wypłata gotówki z bankomatu na przełomie roku

CZASOPISMA - artykuły powiązane tematycznie

Podróże służbowe pracowników w ujęciu bilansowym i podatkowym

Zeszyty Metodyczne Rachunkowości nr 19 (523) z dnia 1.10.2020, strona 32

Zobowiązanie w walucie obcej uregulowane kartą płatniczą

Przegląd Podatku Dochodowego nr 23 (527) z dnia 1.12.2020, strona 4

Kurs waluty właściwy do przeliczenia diety z tytułu podróży służbowej

Przegląd Podatku Dochodowego nr 1 (529) z dnia 1.01.2021, strona 15

Rozliczenie zaliczki pobranej przez pracownika

Zeszyty Metodyczne Rachunkowości nr 12 (540) z dnia 20.06.2021, strona 14

Regulowanie należności kartą płatniczą a podatek VAT

Poradnik VAT nr 13 (517) z dnia 10.07.2020, strona 48

Podróż służbowa pracownika pobierającego ryczałt na jazdy lokalne

Biuletyn Informacyjny dla Służb Ekonomiczno - Finansowych nr 28 (1071) z dnia 1.10.2020, strona 60

Opłacenie zobowiązania spółki z rachunku bankowego wspólnika

Przegląd Podatku Dochodowego nr 20 (524) z dnia 20.10.2020, strona 45

Rozliczenie kosztów noclegów w podróży służbowej pracowników

Biuletyn Informacyjny dla Służb Ekonomiczno - Finansowych nr 36 (1079) z dnia 20.12.2020, strona 65

Samochód osobowy w firmie - używanie prywatnego auta w podróży służbowej

Zeszyty Metodyczne Rachunkowości nr 16 (520) z dnia 20.08.2020, strona 36

Rozliczenie kosztów podróży służbowej pracownika

Przegląd Podatku Dochodowego nr 14 (518) z dnia 20.07.2020, strona 40

Wydawnictwo Podatkowe GOFIN
Szanowny Użytkowniku !
Prosimy o zapoznanie się z poniższymi informacjami oraz wyrażenie dobrowolnej zgody poprzez kliknięcie przycisku "Zgadzam się".
Pamiętaj, że zawsze możesz wycofać zgodę.

Serwis internetowy, z którego Pani/Pan korzysta używa plików cookies w celu:

  • zapewnienia prawidłowego działania serwisów (utrzymania sesji),

  • analizy statystyk ruchu i reklam w serwisach,

  • zbierania i przetwarzania danych osobowych w celu wyświetlenia reklam produktów własnych.

Pliki cookies

Są to pliki instalowane w urządzeniach końcowych osób korzystających z serwisu, w celu administrowania serwisem, dostosowania treści serwisu do preferencji użytkownika, utrzymania sesji użytkownika oraz dla celów statystycznych i targetowania reklamy (dostosowania treści reklamy do indywidualnych potrzeb użytkownika). Informujemy, że istnieje możliwość określenia przez użytkownika serwisu warunków przechowywania lub uzyskiwania dostępu do informacji zawartych w plikach cookies za pomocą ustawień przeglądarki lub konfiguracji usługi. Szczegółowe informacje na ten temat dostępne są u producenta przeglądarki, u dostawcy usługi dostępu do internetu oraz w Polityce prywatności i plików cookies.

Administratorzy

Administratorem Pana/Pani danych osobowych w związku z korzystaniem z serwisu internetowego i jego usług jest Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o. Administratorem danych osobowych w plikach cookies w związku z wyświetleniem analizy statystyk i wyświetlaniem spersonalizowanych reklam są partnerzy Wydawnictwa Podatkowego GOFIN sp. z o.o., Google Inc, Facebook Inc, Gemius S.A.

Jakie ma Pani/Pan prawa w stosunku do swoich danych osobowych?

Wobec swoich danych mają Pan/Pani prawo do żądania dostępu do swoich danych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych, prawo do cofnięcia zgody.

Podstawy prawne przetwarzania Pani/Pana danych osobowych

  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z wykonaniem umowy

    Umowa w naszym przypadku oznacza akceptację regulaminu naszych usług. Jeśli zatem akceptuje Pani/Pan umowę na realizację danej usługi, to możemy przetwarzać Pani/Pana dane w zakresie niezbędnym do realizacji tej umowy.

  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z prawnie uzasadnionym interesem administratora

    Dotyczy sytuacji, gdy przetwarzanie danych jest uzasadnione z uwagi na usprawiedliwione potrzeby administratora, tj. dokonanie pomiarów statystycznych, ulepszania naszych usług, jak również prowadzenie marketingu i promocji własnych usług administratora.

  • Dobrowolna zgoda

    Aby móc wyświetlać spersonalizowane reklamy dopasowane do Pani/Pana zainteresowań w związku z odwiedzaniem niniejszego serwisu internetowego partnerzy Wydawnictwa Podatkowego Gofin sp. z o.o. muszą mieć możliwość przetwarzania Pani/Pana danych. Udzielenie takiej zgody jest całkowicie dobrowolne (nie ma obowiązku jej udzielenia).

Zgoda

W związku z powyższymi wyjaśnieniami prosimy o wyrażenie dobrowolnej zgody na przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych w związku z możliwością wyświetlenia reklam dopasowanych do Pani/Pana zainteresowań poprzez kliknięcie w przycisk „Zgadzam się” lub „Nie teraz” w przypadku braku zgody.